Réponses 24/7 sur-mesure
L'IA s'entraîne sur vos documents : règlement, PV d'AG, contrats d'entretien, planning des travaux, horaires poubelles, contacts prestataires.
Cas d'usage · Syndic de copropriété
Votre syndic de copropriété, joignable 24h/24 sur WhatsApp.
ReplyBot répond instantanément aux copropriétaires, filtre les urgences et libère vos gestionnaires pour les sujets qui comptent vraiment : contentieux, travaux, recouvrement, AG.
- Connecté en 2 minutes
- Aucune appli à installer pour vos copropriétaires
- Reprise humaine en 1 clic
- Syndics équipés
- 15+
- Résidences gérées
- 180
- Messages / mois
- 12 000+
- Taux d'automatisation moyen
- 78 %
Résidence Bellevue · Lot 14
en ligne
Bonjour, quand est la prochaine AG ?
19:42L'assemblée générale est prévue le 12 mai à 18h30, salle Bellevue. Les convocations sont parties vendredi dernier.
19:42L'ascenseur est en panne, je fais quoi ?
22:08Urgence enregistrée. J'ai contacté Otis (01 42 50 12 34) et prévenu votre gestionnaire. Intervention annoncée sous 2h.
22:08Géré automatiquement · Reprise humaine en 1 clic
Urgences filtrées et qualifiées
Fuite d'eau, panne, sécurité : le bot transmet les bons contacts, demande une photo ou le numéro de lot, et notifie le gestionnaire.
Documents envoyés instantanément
PV d'AG, règlement intérieur, devis, factures, attestations d'assurance — partagés directement dans la conversation.
60-80 %
des messages gérés automatiquement
Les questions récurrentes — dates d'AG, charges, horaires poubelles, contacts d'urgence, documents — sont traitées seules. Vos gestionnaires se concentrent sur les vrais sujets : contentieux, gros travaux, recouvrement de charges, décisions engageantes.
01
Réactivité perçue, image restaurée
Plus d'attente de plusieurs jours. Une réponse en moins d'une minute, même à 22h ou le dimanche. Moins de relances agressives, moins de plaintes « mon syndic ne répond jamais ».
02
Le gestionnaire garde toujours la main
Reprise de la conversation en un clic, l'IA s'efface immédiatement. Les sujets sensibles (juridique, mise en demeure, décision engageante) sont transférés automatiquement.
03
Un numéro par résidence, ou central avec menu
Petit syndic indépendant : un numéro WhatsApp par immeuble. Syndic multi-résidences : plan Fleet pour orchestrer plusieurs numéros depuis un seul dashboard.
04
Prise de rendez-vous simplifiée
Visites d'immeuble, réunions du conseil syndical, relevés de compteurs, interventions techniques : le bot propose des créneaux et bloque directement un calendrier (via webhooks).
Déploiement accompagné
On configure l'assistant avec vous, pas à votre place.
Nous prenons le temps de comprendre votre cabinet, vos résidences et vos processus. Ensemble, nous décidons ce que le bot doit faire — et surtout ce qu'il ne doit jamais faire. Pas de produit posé sur une étagère : un déploiement co-construit.
Intégrations possibles
- Logiciels de syndic (Crypto, Thetys, Millenium, ICS…)
- Google Calendar / Microsoft 365
- Ticketing (Zendesk, Freshdesk, Jira)
- CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
- Stockage documentaire (Drive, SharePoint, Dropbox)
- Webhooks & API internes
Vous n'avez pas d'outil en place ? Le bot fonctionne parfaitement de manière autonome. On connectera vos outils plus tard si besoin.
01
Atelier de cadrage
30 min en visio pour cartographier vos cas d'usage : questions récurrentes, urgences types, sujets interdits, tonalité attendue par vos copropriétaires.
02
Paramétrage du bot
Nous configurons le prompt, le modèle, le ton, les capacités (envoi d'image, voix, transfert humain) et chargeons vos documents : règlements, PV d'AG, contrats, planning travaux.
03
Garde-fous sur mesure
Liste explicite des sujets que le bot gère (dates d'AG, horaires, contacts prestataires) et de ceux qu'il transfère toujours (litige, mise en demeure, décision financière engageante).
04
Connexions à vos outils
Intégrations via webhooks vers votre logiciel de gestion, votre calendrier, votre ticketing ou votre CRM. Nous passons à votre IT les specs pour que les urgences créent directement un ticket chez vous.
05
Recette et mise en production
Phase pilote sur un numéro, relecture des conversations avec vous pendant 1 à 2 semaines, ajustements, puis généralisation aux autres résidences.
06
Suivi et itérations
Point mensuel pour affiner les réponses, ajouter des sujets et ajuster les garde-fous en fonction de ce qu'on observe dans les conversations réelles.
Synthèses automatiques
Une vue claire de ce que vos copropriétaires vous demandent — chaque semaine, chaque mois.
Toutes les questions posées sont enregistrées, catégorisées et synthétisées automatiquement. Vous recevez un rapport hebdomadaire ou mensuel par email : les sujets qui reviennent, les urgences traitées, les signaux faibles à ne pas rater.
Hebdomadaire ou mensuel, au choix
Synthèse hebdomadaire
Chaque lundi matin, un récap des conversations de la semaine écoulée : top 5 des sujets, nouvelles questions jamais vues, pics d'activité, urgences déclenchées.
Rapport mensuel
En début de mois, un rapport complet par résidence : volume, taux d'automatisation, temps de réponse moyen, catégories de demandes et comparaison avec le mois précédent.
Détection de signaux faibles
Plusieurs copropriétaires signalent la même fuite, la même panne, un même sujet émergent ? La synthèse met en avant ces motifs pour anticiper avant que ça devienne un contentieux.
Exports et partage
Chaque synthèse est exportable en PDF ou envoyable au conseil syndical. Parfait pour les points d'étape en AG ou pour justifier du travail de l'équipe.
Exemple de métriques remontées
342
Messages traités
Automatisés + transférés, sur la période
78 %
Taux d'automatisation
Part traitée sans intervention humaine
42 s
Temps de réponse moyen
Délai perçu côté copropriétaire
6
Urgences qualifiées
Fuites, pannes, sécurité — transférées
Les données sont agrégées par résidence et par catégorie. Aucune donnée nominative n'est exposée dans les rapports sans votre accord explicite.
De :rapports@replybot.fr
Synthèse hebdo · Résidence Bellevue
342
Messages traités
78 %
Automatisés
Top 5 des sujets abordés
- 1Horaires poubelles & encombrants42×
- 2Prochaine AG & ordre du jour38×
- 3Clés, badges, interphone24×
- 4Travaux façade · planning19×
- 5Paiement des charges15×
6 urgences qualifiées
- Fuite d'eau signalée — Lot 12, étage 3
- Ascenseur bloqué entre le 5ᵉ et 6ᵉ
- Porte du garage défectueuse
Rapport généré automatiquement · Données agrégées et anonymisées
Ils ont déployé ReplyBot
Des syndics qui ont repris le contrôle de leur standard.
Cabinets indépendants, syndics coopératifs et gestionnaires multi-résidences : ils utilisent ReplyBot au quotidien pour répondre plus vite et mieux aux copropriétaires.
“En trois semaines, 70 % des messages entrants sont gérés sans nous. Mes gestionnaires ne reçoivent plus les « à quelle heure passe le camion poubelle ? » à 21h — ils se concentrent enfin sur les AG et les travaux.”
−70 % d'appels entrants
“On a mis un numéro WhatsApp par résidence. Les copropriétaires écrivent comme ils le feraient à un ami, obtiennent la réponse en 30 secondes, et nous on garde la main dès qu'un sujet devient sensible. Zéro plainte depuis le lancement.”
Délai de réponse < 1 min
“Le plan Fleet nous permet d'orchestrer 23 numéros depuis un seul dashboard. L'IA filtre les urgences — fuite, ascenseur, sécurité — et appelle le bon prestataire avant même qu'on ait lu le message. C'est un vrai renfort 24/7.”
23 numéros orchestrés
“Je gère mon cabinet seule. Avant ReplyBot, je répondais aux messages à 22h, après le dîner. Aujourd'hui le bot prend 80 % des demandes et je n'ouvre WhatsApp que pour valider les urgences. Mes soirées sont revenues.”
Soirées récupérées
Points de vigilance
- Ton neutre et factuel : l'IA est configurée pour ne jamais donner de conseils juridiques engageants. Les sujets sensibles sont systématiquement redirigés vers le gestionnaire.
- Conformité RGPD : les conversations contiennent des données personnelles. Les copropriétaires sont informés que le numéro est géré par un outil automatisé, la durée de conservation est maîtrisée.
- Un premier filtre, pas un remplacement : le bot gère les demandes courantes et l'information. Les litiges, mises en demeure et décisions importantes restent humaines.
Questions fréquentes
Tout ce que les syndics nous demandent avant de se lancer.
Est-ce que WhatsApp autorise ce type d'assistant ?
Oui. ReplyBot utilise un numéro WhatsApp standard (personnel ou Business), comme si une personne répondait elle-même. Aucun contournement des conditions d'utilisation, aucune API tierce payante obligatoire. Vous restez propriétaire du numéro et pouvez reprendre la main à tout moment.
Mes copropriétaires doivent-ils installer une application ?
Non, rien à installer. Ils écrivent sur WhatsApp comme ils le font déjà avec leurs proches. Pour eux, l'expérience est transparente : ils tapent leur question, ils reçoivent une réponse — l'IA ou le gestionnaire, peu importe.
Combien de temps prend la mise en place ?
Entre 1 et 2 semaines selon la taille du cabinet. Atelier de cadrage (30 min), paramétrage du bot (2 à 3 jours ouvrés), chargement de vos documents (règlement, PV d'AG, contrats), phase pilote sur un numéro, puis généralisation. Nous vous accompagnons à chaque étape.
Qui paye l'abonnement : le syndic ou la copropriété ?
C'est votre choix. Certains cabinets l'intègrent dans leurs honoraires de gestion courante comme un outil interne. D'autres le refacturent à la copropriété comme un service de communication mutualisé, voté en AG. Nous pouvons vous fournir les éléments pour présenter le dossier au conseil syndical.
Est-ce conforme au RGPD ?
Oui. Les conversations contiennent des données personnelles, nous les traitons en tant que sous-traitant au sens du RGPD, avec un contrat (DPA) fourni. Les durées de conservation sont paramétrables, les copropriétaires sont informés que le numéro est géré par un outil automatisé, et les données sont hébergées dans l'Union européenne.
Puis-je reprendre la main si le bot répond mal ?
Oui, en un clic. Depuis le dashboard, n'importe quel gestionnaire peut mettre le bot en pause sur une conversation spécifique, reprendre la discussion, puis relancer l'IA quand la situation est réglée. Les sujets sensibles (juridique, mise en demeure, décision engageante) sont de toute façon transférés automatiquement.
Prêt à désengorger votre standard et vos emails ?
Connectez votre premier numéro en 2 minutes, ou parlez-nous de votre organisation pour une configuration adaptée à vos résidences.