Politique de confidentialité

PILOTIA OOD est une société à responsabilité limitée de droit bulgare (OOD), immatriculée au registre du commerce bulgare sous le numéro EIK 207520710. Capital social intégralement versé : 200 000 EUR.

Siège social : 93 rue Ekzarh Yosif, arrondissement d’Oborishte, 1000 Sofia, Bulgarie. Le service Replybot est proposé et exploité par PILOTIA OOD.

Contact pour les questions légales et les données personnelles : contact@replybot.org ; formulaire : www.replybot.org/fr/contact. Vous pouvez également écrire au siège social.

PILOTIA OOD est responsable du traitement des données nécessaires à la gestion du site, des comptes, des abonnements, de la sécurité et de sa relation avec ses clients professionnels.

Pour les données des personnes qui échangent avec un agent vocal déployé par un client professionnel, par téléphone ou dans le navigateur, ce client détermine les finalités du traitement et agit en qualité de responsable du traitement. PILOTIA OOD traite ces données pour son compte, en qualité de sous-traitant, afin de fournir le service.

Pour toute question relative au traitement de vos données, vous pouvez nous contacter via le formulaire dédié sur la plateforme.

Dans le cadre de l'utilisation de notre service, nous collectons les catégories de données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, identifiant du compte.
• Données de connexion : adresse IP, date et heure de connexion, type de navigateur.
• Données d’utilisation : numéros téléphoniques associés aux agents, statistiques et consommation d’appels, instructions, base de connaissances, horaires et paramètres des agents vocaux.
• Données de paiement : traitées exclusivement par notre prestataire de paiement Polar (aucune donnée bancaire stockée).
• Données des appels aux agents vocaux : numéro de l'appelant, nom affiché le cas échéant, date et heure, durée, statut, enregistrement sonore de l'appel, transcription, résumé, actions effectuées par l'agent et éventuel numéro de transfert.
• Données de l’intégration Google Calendar, lorsqu’elle est activée : adresse email Google, identifiant de l’agenda sélectionné, autorisations et configuration, jeton de rafraîchissement OAuth chiffré au repos en AES-256-GCM, ainsi que les informations de rendez-vous nécessaires aux actions demandées.
• Données techniques des agents Pipecat : fournisseurs, modèles et voix utilisés, agents intervenus et passages de relais, consommations STT/LLM/TTS (durées audio, caractères ou jetons selon le fournisseur) et estimations de coûts associées à l’appel.

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Fournir et maintenir le service : création de compte, configuration des agents vocaux, traitement des appels et génération de réponses vocales par IA.
• Répondre aux appels, dialoguer en temps réel, exécuter les actions configurées par le client professionnel, restituer l'historique de l'appel et permettre son suivi depuis le tableau de bord.
• Assurer la facturation et le suivi des abonnements.
• Améliorer le service et détecter les anomalies techniques.
• Assurer le diagnostic et le suivi des incidents affectant les appels, les agents vocaux ou les intégrations connectées.
• Respecter nos obligations légales et réglementaires.

Pour les comptes clients, les traitements reposent principalement sur l'exécution du contrat conclu avec PILOTIA OOD, sur nos obligations légales et sur notre intérêt légitime à sécuriser et améliorer le service. Les cookies non essentiels, s'ils sont utilisés, reposent sur le consentement.

Pour les conversations et appels des contacts finaux, le client professionnel choisit et documente la base légale adaptée à sa finalité, par exemple l'exécution d'un contrat, une obligation légale, son intérêt légitime après mise en balance, ou le consentement lorsque celui-ci est requis. PILOTIA OOD n'enregistre pas les appels pour ses propres finalités commerciales.

Lorsqu'une personne appelle un numéro auquel un agent vocal est activé, sa voix et celle de l'agent sont traitées en temps réel pour permettre la conversation. L'appel est enregistré par défaut. À la fin de l'appel, un fichier audio MP3, une transcription textuelle et un résumé sont enregistrés dans l'espace du client professionnel, avec les métadonnées et actions liées à l'appel.

Ces contenus peuvent révéler des informations personnelles, voire des données sensibles si l'appelant les communique. L'appelant ne doit pas transmettre de données bancaires, mots de passe ou autres secrets qui ne sont pas nécessaires à sa demande.

Le client professionnel doit informer l'appelant, dès le début de l'appel, qu'il échange avec une intelligence artificielle et que l'appel est enregistré et transcrit. Il doit préciser la finalité, la base légale, la durée de conservation, les destinataires, les droits applicables et un moyen d'obtenir l'information complète. Lorsque la loi l'exige, il doit également recueillir le consentement ou proposer une solution sans enregistrement.

Les tests vocaux dans le navigateur nécessitent l’autorisation d’accéder au microphone. Le son est transmis au service vocal pendant la session ; le test peut également produire un enregistrement, une transcription, un résumé et un historique d’actions associés à l’agent testé. Un identifiant de session peut remplacer le numéro de téléphone. Les règles de confidentialité et de conservation des appels s’appliquent également à ces tests.

Selon le moteur sélectionné, la conversation est traitée par un service vocal en temps réel ou par plusieurs services distincts via Pipecat. Pipecat est une bibliothèque logicielle exécutée sur notre backend : son utilisation ne transmet pas, à elle seule, les conversations à un service hébergé par l’éditeur de cette bibliothèque.

Le service STT reçoit le flux audio de l’appelant et produit du texte. Le service LLM reçoit la transcription, les instructions de l’agent, le contexte de conversation et les informations nécessaires provenant des outils ou de la base de connaissances. Il génère les réponses et peut demander l’exécution d’actions autorisées. Le service TTS reçoit le texte à prononcer et les paramètres de voix, puis produit le son envoyé à l’appelant.

Les fournisseurs effectivement sollicités dépendent de la configuration de l’agent et des fonctions utilisées. Les données ne sont pas envoyées systématiquement à tous les fournisseurs listés ci-dessous. Les résumés et autres traitements après appel peuvent également utiliser un modèle distinct.

Un appel peut être confié successivement à plusieurs agents Pipecat associés du même client professionnel. Chaque agent peut avoir son propre prompt, ses outils, ses modèles et sa voix. Pour poursuivre la conversation, l’agent destinataire reçoit un historique borné des échanges récents et des résultats d’outils, ainsi qu’un résumé du relais. Ces éléments peuvent contenir des données personnelles et être transmis au fournisseur LLM de cet agent.

Le retour à l’agent principal conserve l’identité de l’appel, son enregistrement et les informations utiles. Le changement d’agent ne crée pas un nouvel appel et ne remet pas à zéro les durées de conservation. Les passages de relais et les actions peuvent figurer dans l’historique. Un bref signal sonore peut annoncer le changement d’agent ; il ne remplace pas l’information complète sur les traitements.

Les destinataires suivants interviennent selon les services activés. Pour les appels, les prestataires d’IA reçoivent les données nécessaires à leur fonction STT, LLM ou TTS ; les autres prestataires interviennent pour l’hébergement, la téléphonie, les intégrations ou la gestion du service.

• Supabase : hébergement de la base de données, authentification et stockage privé des enregistrements d’appels.
• Vercel (États-Unis) : hébergement de l'application web.
• Twilio (États-Unis) : fourniture des numéros, acheminement et transport des appels téléphoniques et, selon la configuration, envoi de SMS.
• Polar (États-Unis) : traitement des paiements et facturation (Merchant of Record).
• Google LLC (États-Unis) : API Google Calendar, lorsque vous connectez un agenda à un agent vocal pour la prise de rendez-vous. L'utilisation est conforme à la Google API Services User Data Policy et à ses exigences d'usage limité (Limited Use).
• OVHcloud : hébergement du backend vocal sur un VPS en France, traitement des flux et stockage temporaire des fichiers et journaux d’appel.
• OpenAI : selon la configuration, STT, LLM, TTS, conversation vocale en temps réel, aide à la rédaction des instructions et traitements après appel.
• Google : selon la configuration, STT, LLM (notamment Gemini via Vertex AI), TTS ou conversation vocale en temps réel. L’intégration Google Calendar est distincte et optionnelle.
• Deepgram : transcription de la parole (STT). L’intégration Pipecat utilise le point d’accès européen et demande l’exclusion du programme d’amélioration des modèles.
• Anthropic : traitement conversationnel du texte (LLM) lorsque ce fournisseur est sélectionné.
• ElevenLabs et Mistral AI : synthèse vocale (TTS) selon la voix et le modèle sélectionnés.
• DeepSeek, Z.ai (modèles GLM) et Alibaba Cloud Model Studio / DashScope (modèles Qwen) : traitement LLM si leur intégration est configurée et sélectionnée.
• xAI : conversation vocale en temps réel lorsque ce fournisseur est sélectionné pour un agent compatible.
• Un endpoint LLM personnalisé peut également être configuré. Son opérateur dépend du déploiement ; son identité et les conditions applicables doivent être précisées au client concerné avant son utilisation.

Les données de compte nécessaires à la fourniture du service sont conservées pendant son utilisation. À la clôture du compte, elles sont supprimées dans un délai de 30 jours, sous réserve des données nécessaires au respect d’une obligation légale ou à la défense de droits en justice, conservées séparément avec un accès restreint.

Par défaut, à compter de la date de chaque appel, les enregistrements audio sont conservés 30 jours, les transcriptions 90 jours et les résumés ainsi que les métadonnées associées 12 mois. Les historiques d’actions et journaux contenant le contenu des échanges suivent la durée des transcriptions. Les appels de test dans le navigateur, y compris leurs enregistrements, transcriptions, résumés et métadonnées, sont conservés 7 jours.

Une purge automatique quotidienne supprime les contenus arrivés à échéance. Les copies locales des enregistrements et transcriptions sont également purgées. Une demande de suppression anticipée peut être adressée au client professionnel responsable du traitement, que nous assistons. À la fin de la prestation, les données sont restituées ou supprimées selon ses instructions ; l’éventuelle période technique de restitution ne dépasse pas 30 jours et ne prolonge pas les échéances déjà applicables.

Le client professionnel vérifie que ces durées sont nécessaires aux finalités annoncées. Toute conservation exceptionnelle doit être justifiée, documentée et limitée à une échéance précise ; elle ne résulte pas du seul maintien de l’abonnement. Les sauvegardes et les copies éventuellement détenues par les prestataires font l’objet de procédures distinctes de suppression et d’expiration.

Les données de facturation sont conservées 10 ans conformément aux obligations comptables françaises.

Les durées ci-dessus concernent les données conservées par PILOTIA OOD. Les prestataires STT, LLM et TTS peuvent appliquer des règles distinctes pour les requêtes, les journaux techniques, la prévention des abus ou l’amélioration des modèles, selon leurs conditions et les options du compte utilisé. Le choix de Pipecat n’implique ni une absence de conservation chez tous les prestataires ni une exclusion générale de l’entraînement. Les conditions applicables à une configuration peuvent être demandées via notre formulaire de contact.

L’hébergement du backend vocal en France ne signifie pas que tous les traitements ont lieu en France ou dans l’Espace économique européen (EEE). Selon les fournisseurs, les points d’accès, les modèles et les prestations de support utilisés, des données peuvent être traitées hors de l’EEE. Le siège d’un fournisseur ne détermine pas, à lui seul, le lieu de traitement.

Les transferts hors EEE doivent reposer sur un mécanisme applicable du RGPD, par exemple une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types, avec une analyse des risques et des mesures supplémentaires lorsque cela est nécessaire. L’activation d’un modèle ou le choix d’une région technique ne remplace pas cette vérification. Vous pouvez nous contacter pour connaître les destinataires, les lieux de traitement et les garanties applicables à votre configuration.

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Pour les données d’un appel à un agent d’une entreprise cliente, adressez votre demande en priorité à cette entreprise, responsable du traitement. PILOTIA OOD l’assiste dans le traitement des demandes. Pour vos données de compte ou si vous avez besoin d’aide pour identifier le bon interlocuteur, utilisez notre formulaire de contact.

• Droit d'accès à vos données personnelles.
• Droit de rectification des données inexactes.
• Droit à l'effacement (droit à l'oubli).
• Droit à la limitation du traitement.
• Droit à la portabilité de vos données.
• Droit d'opposition au traitement.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment.
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, notamment dans l’État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée : CPDP / КЗЛД en Bulgarie (https://cpdp.bg/en/), ou CNIL en France (https://www.cnil.fr).

Le site utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme (authentification, session). Aucun cookie publicitaire ou de profilage tiers n'est déposé sans votre consentement explicite.

PILOTIA OOD met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction : chiffrement des données en transit (TLS), chiffrement au repos pour les secrets sensibles tels que les jetons d'accès aux API tierces (AES-256-GCM), contrôle d'accès strict, journalisation des actions sensibles et sauvegardes régulières.

Les enregistrements d'appels sont stockés dans un espace privé. Leur lecture depuis le tableau de bord nécessite l'authentification d'un utilisateur du client concerné et passe par un lien signé temporaire.

Lorsque vous activez la prise de rendez-vous pour un agent vocal, vous pouvez connecter votre agenda Google. Cette intégration utilise OAuth 2.0 et est strictement optionnelle : aucune donnée Google n'est collectée tant que vous n'avez pas effectué cette connexion.

Les autorisations (« scopes ») demandées au moment du consentement sont les suivantes :

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — créer, lire et modifier des événements pour poser ou déplacer des rendez-vous.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly — lister vos calendriers afin que vous puissiez choisir lequel utiliser.
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — afficher l'email du compte connecté dans votre tableau de bord.

Nous conservons l’adresse email du compte Google connecté, le jeton de rafraîchissement chiffré, les autorisations, l’identifiant de l’agenda sélectionné et les paramètres de l’intégration. L’agenda est interrogé pour vérifier les disponibilités et créer, retrouver, déplacer ou annuler les rendez-vous autorisés. Les informations de rendez-vous échangées pendant l’appel et les résultats des actions peuvent figurer dans la transcription, le résumé ou les journaux de l’agent ; elles suivent alors les règles de conservation et d’accès applicables aux appels.

Notre utilisation des données Google est conforme à la Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), y compris à ses exigences d'usage limité (Limited Use). Concrètement :

• Nous utilisons les données Google exclusivement pour fournir et améliorer les fonctionnalités directement visibles par vous (vérification de disponibilités, création, modification et annulation de rendez-vous par l'agent vocal).
• Nous ne transférons aucune donnée Google à des tiers, sauf dans la mesure strictement nécessaire à la fourniture du service ou si la loi l'exige.
• Nous n'utilisons aucune donnée Google à des fins publicitaires.
• Nous n'utilisons aucune donnée Google pour entraîner, ajuster ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle, qu'il soit nôtre ou tiers.
• Aucun être humain ne lit vos données Google, sauf : (a) avec votre consentement explicite, (b) à des fins de sécurité (enquête sur un incident, prévention d'abus), (c) si la loi l'exige, ou (d) sous une forme agrégée et anonymisée à des fins d'exploitation.

Vous pouvez à tout moment retirer l'accès accordé à notre application via deux moyens équivalents :

• depuis le tableau de bord www.replybot.org, en cliquant sur « Déconnecter » dans l'onglet « Outils & intégrations » de l'agent vocal concerné. Le jeton est alors révoqué côté Google et supprimé de notre base.
• depuis votre compte Google, à l'adresse https://myaccount.google.com/permissions, en retirant l'autorisation accordée à notre application.

Lorsqu’une personne échange avec un agent vocal déployé via www.replybot.org, nous traitons les informations nécessaires à l’appel et à son suivi : numéro de téléphone lorsqu’il est disponible, contenu audio, transcription, résumé et actions réalisées pour le compte du client professionnel.

Le client professionnel (tenant) qui utilise www.replybot.org est responsable du traitement des données de ses propres contacts. À ce titre, il doit :

• déterminer et documenter une base légale adaptée aux finalités poursuivies et obtenir le consentement lorsque la réglementation l’exige, notamment pour toute utilisation ultérieure à des fins de prospection ;
• offrir à tout moment un moyen simple et gratuit de retirer son consentement et de demander la suppression de ses données.
• configurer une annonce claire au début de chaque appel vocal signalant l'usage d'une IA, l'enregistrement et la transcription, et fournir sa propre notice de confidentialité aux appelants ;
• limiter la collecte aux informations nécessaires, définir une durée de conservation et restreindre l'accès aux enregistrements, transcriptions et résumés aux seules personnes habilitées ;
• éviter de demander des données sensibles ; si leur traitement est nécessaire, identifier une exception applicable au titre de l'article 9 du RGPD et mettre en place des garanties renforcées.

La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de refléter l'évolution de nos services ou du cadre légal. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email ou via la plateforme.

Pour exercer vos droits ou pour toute question relative à cette politique, vous pouvez nous contacter via le formulaire dédié sur www.replybot.org.