Polityka prywatności

PILOTIA OOD jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością prawa bułgarskiego (OOD), wpisaną do bułgarskiego rejestru handlowego pod numerem EIK 207520710. Kapitał zakładowy w całości opłacony: 200 000 EUR.

Siedziba: ul. Ekzarh Yosif 93, dzielnica Oborishte, 1000 Sofia, Bułgaria. Usługa Replybot jest świadczona i zarządzana przez PILOTIA OOD.

Kontakt w sprawach prawnych i danych osobowych: contact@replybot.org; formularz: www.replybot.org/pl/contact. Można również pisać na adres siedziby.

PILOTIA OOD odpowiada za przetwarzanie danych niezbędnych do zarządzania witryną, kontami, subskrypcjami, bezpieczeństwem i relacjami z klientami profesjonalnymi.

W przypadku danych osób komunikujących się z agentem głosowym wdrożonym przez klienta profesjonalnego, telefonicznie lub w przeglądarce, klient ten określa cele przetwarzania i pełni rolę administratora danych. PILOTIA OOD przetwarza te dane na swoje zlecenie, jako podwykonawca, w celu realizacji usługi.

W razie jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych możesz się z nami skontaktować poprzez dedykowany formularz na platformie.

Korzystając z naszego serwisu zbieramy następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne: nazwisko, imię, adres e-mail, identyfikator konta.
• Dane połączenia: adres IP, data i godzina połączenia, typ przeglądarki.
• Dane dotyczące użytkowania: numery telefonów powiązane z agentami, statystyki i zużycie połączeń, instrukcje, baza wiedzy, harmonogramy i ustawienia agentów głosowych.
• Dane dotyczące płatności: przetwarzane wyłącznie przez naszego dostawcę usług płatniczych Polar (żadne dane bankowe nie są przechowywane).
• Dane z połączeń do agentów głosowych: numer dzwoniącego, wyświetlana nazwa, jeśli dotyczy, data i godzina, czas trwania, status, nagranie audio rozmowy, transkrypcja, podsumowanie, czynności wykonane przez agenta i ewentualny numer przeniesienia.
• Dane integracji Google Calendar, jeśli są włączone: adres e-mail Google, wybrany identyfikator kalendarza, uprawnienia i konfiguracja, token odświeżania OAuth zaszyfrowany w trybie spoczynku w AES-256-GCM, a także informacje o spotkaniu niezbędne do żądanych działań.
• Dane techniczne Pipecat: użyci dostawcy, modele i głosy, uczestniczący agenci i przekazania, zużycie STT/LLM/TTS (czas dźwięku, znaki lub tokeny zależnie od dostawcy) i szacowane koszty rozmowy.

Twoje dane przetwarzane są w następujących celach:

• Świadczenie i utrzymywanie usługi: tworzenie konta, konfiguracja agentów głosowych, przetwarzanie połączeń i generowanie odpowiedzi głosowych przez sztuczną inteligencję.
• Odbieraj połączenia, komunikuj się w czasie rzeczywistym, wykonuj działania skonfigurowane przez klienta profesjonalnego, przywracaj historię połączeń i umożliwiaj monitorowanie z poziomu dashboardu.
• Zapewnij fakturowanie i monitorowanie subskrypcji.
• Udoskonalaj usługę i wykrywaj anomalie techniczne.
• Zapewnij diagnozę i monitorowanie incydentów wpływających na połączenia, agentów głosowych lub połączone integracje.
• Przestrzegaj naszych obowiązków prawnych i regulacyjnych.

W przypadku kont klientów przetwarzanie opiera się głównie na wykonaniu umowy zawartej z PILOTIA OOD, na naszych zobowiązaniach prawnych oraz na naszym prawnie uzasadnionym interesie polegającym na zabezpieczeniu i ulepszeniu usługi. Nieistotne pliki cookie, jeśli są używane, wymagają zgody.

W przypadku rozmów i połączeń końcowych klient profesjonalny wybiera i dokumentuje podstawę prawną odpowiednią do swojego celu, na przykład wykonanie umowy, obowiązek prawny, jego prawnie uzasadniony interes po zbilansowaniu lub zgodę, gdy jest to wymagane. PILOTIA OOD nie nagrywa rozmów do własnych celów komercyjnych.

Gdy osoba dzwoni pod numer, na którym włączono agenta głosowego, głos jej i agenta są przetwarzane w czasie rzeczywistym, aby umożliwić rozmowę. Rozmowa jest domyślnie nagrywana. Po zakończeniu rozmowy w przestrzeni klienta profesjonalnego zapisywany jest plik audio w formacie MP3, transkrypcja tekstu oraz podsumowanie wraz z metadanymi i działaniami związanymi z rozmową.

Treści te mogą ujawnić dane osobowe, a nawet dane wrażliwe, jeśli osoba dzwoniąca je przekaże. Osoba dzwoniąca nie może przekazywać informacji bankowych, haseł ani innych tajemnic, które nie są niezbędne do realizacji jego prośby.

Klient profesjonalny musi od początku rozmowy poinformować rozmówcę, że rozmawia ze sztuczną inteligencją oraz że rozmowa jest nagrywana i transkrybowana. Musi określać cel, podstawę prawną, okres przechowywania, odbiorców, przysługujące prawa oraz sposób uzyskania pełnych informacji. Tam, gdzie wymagają tego przepisy prawa, musi także uzyskać zgodę lub zaproponować rozwiązanie bez rejestracji.

Testowanie głosu w przeglądarce wymaga pozwolenia na dostęp do mikrofonu. Podczas sesji dźwięk jest przesyłany do usługi głosowej; test może również generować nagranie, transkrypcję, podsumowanie i historię działań związaną z testowanym środkiem. Identyfikator sesji może zastąpić numer telefonu. Do tych testów mają również zastosowanie zasady dotyczące prywatności i zatrzymywania połączeń.

Zależnie od wybranego silnika rozmowę przetwarza usługa głosowa czasu rzeczywistego lub osobne usługi połączone przez Pipecat. Pipecat to biblioteka działająca na naszym backendzie: samo jej użycie nie wysyła rozmów do usługi hostowanej przez wydawcę biblioteki.

Usługa STT otrzymuje dźwięk rozmówcy i tworzy tekst. LLM otrzymuje transkrypcję, instrukcje agenta, kontekst rozmowy i potrzebne informacje z narzędzi lub bazy wiedzy. Generuje odpowiedzi i może żądać dozwolonych działań. TTS otrzymuje tekst do odczytania i ustawienia głosu, a następnie tworzy dźwięk dla rozmówcy.

Wykorzystani dostawcy zależą od konfiguracji agenta i włączonych funkcji. Dane nie są automatycznie wysyłane do wszystkich wymienionych dostawców. Podsumowania i inne operacje po rozmowie mogą korzystać z osobnego modelu.

Rozmowę może kolejno obsługiwać kilku powiązanych agentów Pipecat tego samego klienta biznesowego. Każdy może mieć własne instrukcje, narzędzia, modele i głos. Agent przejmujący otrzymuje ograniczoną historię ostatnich wypowiedzi i wyników narzędzi oraz podsumowanie przekazania. Mogą one zawierać dane osobowe i trafić do dostawcy LLM tego agenta.

Powrót do głównego agenta zachowuje tożsamość rozmowy, nagranie i przydatne informacje. Zmiana agenta nie tworzy nowego połączenia ani nie rozpoczyna okresów przechowywania od nowa. Przekazania i działania mogą być widoczne w historii. Krótki sygnał dźwiękowy może oznaczać zmianę agenta; nie zastępuje pełnej informacji o przetwarzaniu danych.

Poniżsi odbiorcy uczestniczą zależnie od włączonych usług. Dostawcy AI otrzymują dane potrzebne do roli STT, LLM lub TTS; pozostali zapewniają hosting, telefonię, integracje lub obsługę usługi.

• Supabase: hosting bazy danych, uwierzytelnianie i prywatne przechowywanie nagrań rozmów.
• Vercel (Stany Zjednoczone): hosting aplikacji internetowej.
• Twilio (Stany Zjednoczone): udostępnianie numerów, przekierowywanie i przekazywanie połączeń telefonicznych oraz, w zależności od konfiguracji, wysyłanie wiadomości SMS.
• Polar (Stany Zjednoczone): przetwarzanie płatności i fakturowanie (rejestrowany sprzedawca).
• Google LLC (Stany Zjednoczone): API Google Calendar, gdy łączysz kalendarz z agentem głosowym w celu planowania spotkań. Użycie jest zgodne z Polityką dotyczącą danych użytkownika usług Google API i jej wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania.
• OVHcloud: hosting backendu głosowego na VPS we Francji, przetwarzanie strumieni oraz tymczasowe przechowywanie plików i dzienników rozmów.
• OpenAI: zależnie od konfiguracji STT, LLM, TTS, rozmowy głosowe czasu rzeczywistego, pomoc w tworzeniu instrukcji i przetwarzanie po rozmowie.
• Google: zależnie od konfiguracji STT, LLM (w tym Gemini przez Vertex AI), TTS lub rozmowy głosowe czasu rzeczywistego. Google Calendar to osobna, opcjonalna integracja.
• Deepgram: rozpoznawanie mowy (STT). Integracja Pipecat używa europejskiego punktu dostępu i żąda wyłączenia z programu ulepszania modeli.
• Anthropic: przetwarzanie tekstu rozmowy (LLM), gdy wybrano tego dostawcę.
• ElevenLabs i Mistral AI: synteza mowy (TTS), zależnie od wybranego głosu i modelu.
• DeepSeek, Z.ai (modele GLM) i Alibaba Cloud Model Studio / DashScope (modele Qwen): przetwarzanie LLM, jeśli integracja jest skonfigurowana i wybrana.
• xAI: rozmowy głosowe czasu rzeczywistego, gdy wybrano dostawcę dla zgodnego agenta.
• Można również skonfigurować własny punkt dostępu LLM. Jego operator zależy od wdrożenia; jego tożsamość i warunki należy ujawnić klientowi przed użyciem.

Dane konta niezbędne do świadczenia usługi zachowywane są w trakcie jej korzystania. W przypadku zamknięcia konta są one usuwane w terminie 30 dni, z zastrzeżeniem danych niezbędnych do wywiązania się z obowiązku prawnego lub obrony praw, przechowywanych oddzielnie i z ograniczonym dostępem.

Domyślnie od daty każdej rozmowy nagrania audio są przechowywane przez 30 dni, transkrypcje przez 90 dni, a podsumowania i powiązane z nimi metadane przez 12 miesięcy. Historie działań i dzienniki zawierające treść wymian śledzą czas trwania transkrypcji. Połączenia testowe w przeglądarce, w tym ich nagrania, transkrypcje, podsumowania i metadane, przechowywane są przez 7 dni.

Automatyczne codzienne czyszczenie usuwa wygasłą zawartość. Usuwane są także lokalne kopie nagrań i transkrypcji. Żądanie wcześniejszego usunięcia może zostać przesłane do klienta profesjonalnego odpowiedzialnego za przetwarzanie, któremu pomagamy. Po zakończeniu świadczenia usługi dane są zwracane lub usuwane zgodnie z jej instrukcjami; ewentualny techniczny termin restytucji nie przekracza 30 dni i nie powoduje przedłużenia terminów już obowiązujących.

Klient profesjonalny weryfikuje, czy te okresy są niezbędne do ogłoszonych celów. Każda wyjątkowa konserwacja musi być uzasadniona, udokumentowana i ograniczona do określonego terminu; nie wynika to z samego utrzymania abonamentu. Kopie zapasowe i kopie ewentualnie przechowywane przez usługodawców podlegają oddzielnym procedurom usuwania i wygaśnięcia.

Dane do faktur są przechowywane przez 10 lat zgodnie z francuskimi obowiązkami księgowymi.

Powyższe okresy dotyczą danych przechowywanych przez PILOTIA OOD. Dostawcy STT, LLM i TTS mogą stosować odrębne zasady dotyczące żądań, dzienników technicznych, zapobiegania nadużyciom lub ulepszania modeli, zgodnie z warunkami i opcjami używanego konta. Pipecat nie oznacza zerowej retencji u wszystkich dostawców ani ogólnego wyłączenia treningu. O warunki danej konfiguracji można zapytać przez formularz kontaktowy.

Hosting backendu głosowego we Francji nie oznacza, że całe przetwarzanie odbywa się we Francji lub Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). Zależnie od dostawców, punktów dostępu, modeli i wsparcia dane mogą być przetwarzane poza EOG. Sama siedziba dostawcy nie określa miejsca przetwarzania.

Przekazania poza EOG muszą opierać się na odpowiednim mechanizmie RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzulach umownych, wraz z oceną ryzyka i dodatkowymi środkami, gdy są potrzebne. Włączenie modelu lub wybór regionu technicznego nie zastępuje tej oceny. Informacje o odbiorcach, miejscach i zabezpieczeniach danej konfiguracji można uzyskać, kontaktując się z nami.

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa w stosunku do Twoich danych osobowych:

W przypadku danych z rozmowy telefonicznej z agentem firmy klienta, wyślij swoje żądanie w pierwszej kolejności do tej firmy, która jest odpowiedzialna za przetwarzanie. PILOTIA OOD pomaga w przetwarzaniu żądań. Aby poznać szczegóły swojego konta lub jeśli potrzebujesz pomocy w znalezieniu odpowiedniego kontaktu, skorzystaj z naszego formularza kontaktowego.

• Prawo dostępu do swoich danych osobowych.
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych.
• Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania.
• Prawo do przenoszenia Twoich danych.
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania.
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie.
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim zwykłego pobytu, miejsca pracy lub domniemanego naruszenia: CPDP / КЗЛД w Bułgarii (https://cpdp.bg/en/), CNIL we Francji (https://www.cnil.fr) lub Prezes UODO w Polsce (https://uodo.gov.pl).

Strona wykorzystuje pliki cookies niezbędne do działania platformy (uwierzytelnianie, sesja). Żadne pliki cookie dotyczące reklam ani profilowania stron trzecich nie są umieszczane bez Twojej wyraźnej zgody.

PILOTIA OOD wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem: szyfrowanie danych w trakcie przesyłania (TLS), szyfrowanie w spoczynku wrażliwych tajemnic, takich jak tokeny dostępu API stron trzecich (AES-256-GCM), ścisła kontrola dostępu, rejestrowanie wrażliwych działań i regularne kopie zapasowe.

Nagrania rozmów są przechowywane w obszarze prywatnym. Ich odczyt z dashboardu wymaga uwierzytelnienia użytkownika danego klienta i odbywa się poprzez tymczasowo podpisany link.

Po włączeniu planowania spotkań dla agenta głosowego możesz połączyć się ze swoim Kalendarzem Google. Ta integracja wykorzystuje OAuth 2.0 i jest całkowicie opcjonalna: żadne dane Google nie są zbierane, dopóki nie nawiążesz tego połączenia.

Uprawnienia („zakresy”) wymagane w momencie wyrażenia zgody są następujące:

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — créer, lire et modifier des événements pour poser ou déplacer des rendez-vous.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly — lister vos calendriers afin que vous puissiez choisir lequel utiliser.
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — afficher l'email du compte connecté dans votre tableau de bord.

Przechowujemy adres e-mail połączonego konta Google, zaszyfrowany token odświeżania, uprawnienia, wybrany identyfikator kalendarza i ustawienia integracji. Do kalendarza wysyłane są zapytania w celu sprawdzenia dostępności oraz utworzenia, znalezienia, przeniesienia lub anulowania autoryzowanych spotkań. Informacje o spotkaniu wymieniane podczas rozmowy oraz wyniki działań mogą pojawić się w transkrypcie, podsumowaniu lub logach agenta; następnie przestrzegają zasad przechowywania i dostępu mających zastosowanie do połączeń.

Korzystanie przez nas z danych Google jest zgodne z Polityką dotyczącą danych użytkownika usług Google API (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy),, w tym wymagania dotyczące ograniczonego użytkowania). Konkretnie:

• Korzystamy z danych Google wyłącznie w celu udostępniania i udoskonalania funkcjonalności bezpośrednio widocznych dla Ciebie (sprawdzanie dostępności, tworzenie, modyfikowanie i odwoływanie spotkań przez agenta głosowego).
• Nie przekazujemy żadnych danych Google stronom trzecim, chyba że jest to absolutnie konieczne do świadczenia usługi lub gdy jest to wymagane przez prawo.
• Nie wykorzystujemy żadnych danych Google do celów reklamowych.
• Nie wykorzystujemy żadnych danych Google do szkolenia, dostosowywania ani ulepszania żadnego modelu sztucznej inteligencji, ani naszego, ani stron trzecich.
• Żaden człowiek nie czyta Twoich danych Google, chyba że: (a) za Twoją wyraźną zgodą, (b) ze względów bezpieczeństwa (dochodzenie w sprawie incydentów, zapobieganie nadużyciom), (c) jeśli jest to wymagane przez prawo lub (d) w zagregowanej, anonimowej formie do celów eksploracji.

W każdej chwili możesz cofnąć dostęp do naszej aplikacji na dwa równorzędne sposoby:

• z panelu kontrolnego www.replybot.org, klikając „Rozłącz” w zakładce „Narzędzia i integracje” odpowiedniego agenta głosowego. Token zostaje następnie unieważniony po stronie Google i usunięty z naszej bazy danych.
• z Twojego konta Google, pod adresem https://myaccount.google.com/permissions, poprzez cofnięcie autoryzacji nadanej naszej aplikacji.

Kiedy dana osoba komunikuje się z agentem głosowym wdrożonym za pośrednictwem www.replybot.org, przetwarzamy informacje niezbędne do połączenia i jego kontynuacji: numer telefonu, jeśli jest dostępny, treść audio, transkrypcja, podsumowanie i działania wykonywane w imieniu klienta profesjonalnego.

Klient profesjonalny (najemca) korzystający z www.replybot.org odpowiada za przetwarzanie danych swoich kontaktów. W związku z tym musi:

• ustalić i udokumentować podstawę prawną dostosowaną do realizowanych celów oraz uzyskać zgodę, gdy wymagają tego przepisy, w szczególności na późniejsze wykorzystanie do celów poszukiwawczych;
• oferują prosty i bezpłatny sposób na cofnięcie zgody i żądanie usunięcia swoich danych w dowolnym momencie.
• skonfigurować jasne ogłoszenie na początku każdego połączenia głosowego, wskazujące użycie sztucznej inteligencji, nagrywanie i transkrypcję, a także zapewnić dzwoniącym własną informację o ochronie prywatności;
• ograniczyć zbieranie do niezbędnych informacji, określić okres przechowywania oraz ograniczyć dostęp do nagrań, transkrypcji i streszczeń wyłącznie do osób upoważnionych;
• unikaj proszenia o dane wrażliwe; jeżeli ich przetwarzanie jest konieczne, określ mający zastosowanie wyjątek na podstawie art. 9 RODO i wprowadź wzmocnione zabezpieczenia.

Niniejsza polityka może zostać zmodyfikowana w dowolnym momencie, aby odzwierciedlić rozwój naszych usług lub ram prawnych. O wszelkich istotnych modyfikacjach zostaniesz powiadomiony e-mailem lub za pośrednictwem platformy.

Aby skorzystać ze swoich praw lub w przypadku jakichkolwiek pytań związanych z niniejszą polityką, możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem dedykowanego formularza na stronie www.replybot.org.