Политика за поверителност

Replybot е администратор на данните, необходими за работата на сайта, акаунтите, абонаментите, сигурността и отношенията с бизнес клиентите.

За данните на хората, които общуват с WhatsApp бот или се обаждат на гласов агент, внедрен от бизнес клиент, този клиент определя целите и действа като администратор. Replybot обработва данните от негово име като обработващ, за да предостави услугата.

За въпроси, свързани с обработката на вашите данни, можете да се свържете с нас чрез специалната форма в платформата.

В рамките на използването на услугата събираме следните категории данни:

• Данни за идентификация: име, фамилия, имейл адрес, идентификатор на акаунта.
• Данни за връзка: IP адрес, дата и час на връзката, тип браузър.
• Данни за употреба: свързани WhatsApp номера, статистика на изпращане, конфигурации на ИИ.
• Данни за плащане: обработват се изключително от нашия платежен доставчик Polar (не се съхраняват банкови данни).
• Съдържание на WhatsApp разговорите: входящи и изходящи съобщения, необходими за работата на бота.
• Данни за обажданията към гласови агенти: номер и, когато е налично, име на обаждащия се, дата и час, продължителност, статус, аудиозапис, транскрипция, резюме, действия на агента и евентуален номер за прехвърляне.

Вашите данни се обработват за следните цели:

• Предоставяне и поддръжка на услугата (създаване на акаунт, управление на WhatsApp сесии, генериране на ИИ отговори).
• Приемане на обаждания, разговор в реално време, изпълнение на действията, конфигурирани от бизнес клиента, и предоставяне на история и проследяване в таблото.
• Обработка на фактуриране и следене на абонаментите.
• Подобряване на услугата и откриване на технически проблеми.
• Известяване при инциденти (прекъсване на сесия, изтичане на QR код).
• Спазване на нашите законови и регулаторни задължения.

За клиентските акаунти обработването се основава основно на изпълнението на договора с Replybot, на законови задължения и на легитимния ни интерес да защитаваме и подобряваме услугата. Неосновните бисквитки, ако се използват, се основават на съгласие.

За разговорите и обажданията на крайните контакти бизнес клиентът избира и документира подходящото за целта правно основание, например договор, законово задължение, легитимен интерес след преценка или съгласие, когато е необходимо. Replybot не записва разговорите за собствени маркетингови цели.

Когато някой се обади на номер с активиран гласов агент, гласът на обаждащия се и гласът на агента се обработват в реално време, за да се проведе разговорът. Обажданията се записват по подразбиране. След края им MP3 аудиофайл, текстова транскрипция и резюме се съхраняват в работното пространство на бизнес клиента заедно с метаданните и действията по обаждането.

Това съдържание може да разкрива лична информация, включително чувствителни данни, ако обаждащият се ги съобщи. Не следва да се споделят данни за банкови карти, пароли или други тайни, които не са необходими.

Бизнес клиентът трябва още в началото да информира обаждащия се, че общува с изкуствен интелект и че разговорът се записва и транскрибира. Той трябва да посочи целта, правното основание, срока за съхранение, получателите, приложимите права и начин за достъп до пълната информация. Когато законът го изисква, клиентът трябва да получи съгласие или да предложи алтернатива без запис.

За да предоставим услугата, използваме технически обработващи лица, които могат да имат достъп до част от вашите данни единствено в рамките на възложената им задача:

• Supabase (Сингапур): хостинг на база данни и автентикация.
• Vercel (Съединени щати): хостинг на уеб приложението.
• OpenAI (Съединени щати): генериране на ИИ отговори.
• Mistral AI (Франция): text-to-speech (TTS) за гласови съобщения.
• Twilio (Съединени щати): предоставяне на номера, маршрутизиране и пренос на телефонни разговори и, според конфигурацията, изпращане на SMS.
• Google LLC (Съединени щати): разговорна обработка в реално време на аудиопотоците от гласовата ИИ услуга и генериране на транскрипции.
• Polar (Съединени щати): обработка на плащания и фактуриране (Merchant of Record).

Данните за акаунта се съхраняват през целия период на използване на услугата, след което се изтриват до 12 месеца след закриване на акаунта.

WhatsApp съобщенията и логовете на събитията се пазят на подвижен 90-дневен период, освен ако не се прилага конкретно законово задължение.

Записите, транскрипциите, резюметата и метаданните на обажданията се пазят, докато услугата се използва, и се изтриват не по-късно от 12 месеца след закриване на акаунта. Бизнес клиентът трябва да провери дали този срок е необходим за обявените пред обаждащите се цели и при нужда да поиска по-кратък срок, освен ако законът изисква съхранение.

Данните за фактуриране се съхраняват 10 години съгласно френските счетоводни изисквания.

Тъй като някои от нашите обработващи лица се намират извън Европейския съюз, вашите данни могат да бъдат прехвърляни към тези държави. Такива трансфери се уреждат от стандартни договорни клаузи, приети от Европейската комисия, или от други механизми, гарантиращи адекватно ниво на защита.

Съгласно GDPR имате следните права върху личните си данни:

• Право на достъп до личните ви данни.
• Право на коригиране на неточни данни.
• Право на изтриване (право да бъдете забравени).
• Право на ограничаване на обработката.
• Право на преносимост на данните.
• Право на възражение срещу обработката.
• Право да оттеглите съгласието си по всяко време.
• Право да подадете жалба до CNIL (www.cnil.fr) или до местния орган за защита на данните.

Сайтът използва бисквитки, строго необходими за работата на платформата (автентикация, сесия). Без вашето изрично съгласие не се поставят рекламни или профилиращи бисквитки на трети страни.

Replybot прилага подходящи технически и организационни мерки за защита на данните ви срещу неоторизиран достъп, промяна, разкриване или унищожаване: криптиране при пренос (TLS), строг контрол на достъпа, логване на чувствителни действия и редовни резервни копия.

Записите на разговорите се съхраняват в частно хранилище. Възпроизвеждането им от таблото изисква удостоверяване като потребител на съответния клиент и използва временна подписана връзка.

Когато краен потребител се свърже с бот или гласов агент, внедрен чрез www.replybot.org, можем да обработваме неговия WhatsApp идентификатор (JID), телефонен номер и съдържанието на разговорите, за да предоставим услугата и поисканата от бизнес клиента история.

Бизнес клиентът (tenant), който използва www.replybot.org, е администратор на данните за собствените си контакти. Затова той трябва да:

• спазва условията на WhatsApp Business и политиките на платформата Meta, включително забраната за нежелани съобщения и изискването за предварителен, проверим opt-in;
• събира изрично, информирано и проследимо съгласие на субекта на данните преди повторен контакт по друг канал (обаждане, SMS, имейл), съгласно членове 6 и 7 от GDPR;
• за получатели, живеещи във Франция, проверява регистрацията в списъка за отказ от телефонен маркетинг Bloctel (www.bloctel.gouv.fr) преди B2C кампания и, когато е приложимо, изключва регистрираните номера съгласно член L. 223-1 от Френския кодекс за потребителите;
• винаги предоставя лесен и безплатен начин за оттегляне на съгласието и за искане на изтриване на личните данни.
• конфигурира ясно съобщение в началото на всяко гласово обаждане за използването на ИИ, записа и транскрипцията и предоставя собствено уведомление за поверителност на обаждащите се;
• ограничава събирането до необходимото, определя срок за съхранение и разрешава достъп до записи, транскрипции и резюмета само на упълномощени лица;
• избягва да изисква чувствителни данни; ако това е необходимо, определя приложимо изключение по член 9 от GDPR и въвежда засилени гаранции.

Тази политика може да бъде актуализирана по всяко време, за да отрази развитието на услугите ни или правната рамка. Всяка съществена промяна ще ви бъде съобщена по имейл или през платформата.

За да упражните правата си или при въпрос относно тази политика, можете да се свържете с нас чрез специалната форма в www.replybot.org.