Политика за поверителност

PILOTIA OOD („ПИЛОТИЯ“ ООД) е дружество с ограничена отговорност по българското право, вписано в Търговския регистър с ЕИК 207520710. Изцяло внесен капитал: 200 000 EUR.

Седалище и адрес на управление: България, гр. София 1000, район Оборище, ул. Екзарх Йосиф № 93. Услугата Replybot се предоставя и управлява от PILOTIA OOD.

Контакт за правни въпроси и лични данни: contact@replybot.org; формуляр: www.replybot.org/bg/contact. Можете да пишете и на адреса на управление.

PILOTIA OOD е администратор на данните, необходими за работата на сайта, акаунтите, абонаментите, сигурността и отношенията с бизнес клиентите.

За данните на хората, които общуват с гласов агент на бизнес клиент по телефон или в браузъра, клиентът определя целите и действа като администратор. PILOTIA OOD обработва данните от негово име, за да предостави услугата.

За въпроси, свързани с обработката на вашите данни, можете да се свържете с нас чрез специалната форма в платформата.

В рамките на използването на услугата събираме следните категории данни:

• Данни за идентификация: име, фамилия, имейл адрес, идентификатор на акаунта.
• Данни за връзка: IP адрес, дата и час на връзката, тип браузър.
• Данни за употреба: телефонни номера, свързани с агентите, статистика и потребление на разговори, инструкции, база знания, работно време и настройки на гласовите агенти.
• Данни за плащане: обработват се изключително от нашия платежен доставчик Polar (не се съхраняват банкови данни).
• Данни за обажданията към гласови агенти: номер и, когато е налично, име на обаждащия се, дата и час, продължителност, статус, аудиозапис, транскрипция, резюме, действия на агента и евентуален номер за прехвърляне.
• Данни за интеграцията с Google Calendar, когато е активирана: Google имейл, идентификатор на избрания календар, разрешения и настройки, OAuth токен за обновяване, криптиран с AES-256-GCM, и данни за срещи, необходими за заявените действия.
• Технически данни за Pipecat: използвани доставчици, модели и гласове, участващи агенти и предавания, потребление STT/LLM/TTS (продължителност на аудио, символи или токени според доставчика) и приблизителни разходи за обаждането.

Вашите данни се обработват за следните цели:

• Предоставяне и поддръжка на услугата: създаване на акаунт, конфигуриране на гласови агенти, обработка на обаждания и генериране на гласови отговори с ИИ.
• Приемане на обаждания, разговор в реално време, изпълнение на действията, конфигурирани от бизнес клиента, и предоставяне на история и проследяване в таблото.
• Обработка на фактуриране и следене на абонаментите.
• Подобряване на услугата и откриване на технически проблеми.
• Диагностика и проследяване на инциденти с обажданията, гласовите агенти или свързаните интеграции.
• Спазване на нашите законови и регулаторни задължения.

За клиентските акаунти обработването се основава основно на изпълнението на договора с PILOTIA OOD, на законови задължения и на легитимния ни интерес да защитаваме и подобряваме услугата. Неосновните бисквитки, ако се използват, се основават на съгласие.

За разговорите и обажданията на крайните контакти бизнес клиентът избира и документира подходящото за целта правно основание, например договор, законово задължение, легитимен интерес след преценка или съгласие, когато е необходимо. PILOTIA OOD не записва разговорите за собствени маркетингови цели.

Когато някой се обади на номер с активиран гласов агент, гласът на обаждащия се и гласът на агента се обработват в реално време, за да се проведе разговорът. Обажданията се записват по подразбиране. След края им MP3 аудиофайл, текстова транскрипция и резюме се съхраняват в работното пространство на бизнес клиента заедно с метаданните и действията по обаждането.

Това съдържание може да разкрива лична информация, включително чувствителни данни, ако обаждащият се ги съобщи. Не следва да се споделят данни за банкови карти, пароли или други тайни, които не са необходими.

Бизнес клиентът трябва още в началото да информира обаждащия се, че общува с изкуствен интелект и че разговорът се записва и транскрибира. Той трябва да посочи целта, правното основание, срока за съхранение, получателите, приложимите права и начин за достъп до пълната информация. Когато законът го изисква, клиентът трябва да получи съгласие или да предложи алтернатива без запис.

Гласовите тестове в браузъра изискват разрешение за микрофона. Аудиото се предава на гласовата услуга по време на сесията; тестът може да създаде запис, транскрипция, резюме и история на действията, свързани с агента. Идентификатор на сесия може да замести телефонния номер. Правилата за поверителност и съхранение на обажданията важат и за тестовете.

Според избрания механизъм разговорът се обработва от гласова услуга в реално време или от отделни услуги чрез Pipecat. Pipecat е библиотека, работеща на нашия backend: използването ѝ само по себе си не изпраща разговори към услуга, хоствана от издателя на библиотеката.

STT получава аудиопотока на обаждащия се и създава текст. LLM получава транскрипцията, инструкциите на агента, контекста и необходимата информация от инструментите или базата знания. Той генерира отговори и може да поиска разрешени действия. TTS получава текста за произнасяне и настройките на гласа и създава звука за обаждащия се.

Използваните доставчици зависят от конфигурацията на агента и активираните функции. Данните не се изпращат автоматично до всички изброени доставчици. Резюметата и други обработки след разговора могат да използват отделен модел.

Разговорът може да се обработва последователно от няколко свързани агента Pipecat на същия бизнес клиент. Всеки може да има свои инструкции, инструменти, модели и глас. Получаващият агент получава ограничена история на последните реплики и резултати от инструменти и резюме на предаването. Те могат да съдържат лични данни и да бъдат изпратени до неговия LLM доставчик.

Връщането към основния агент запазва идентичността на обаждането, записа и полезната информация. Смяната на агент не създава ново обаждане и не започва сроковете за съхранение отначало. Предаванията и действията могат да се виждат в историята. Кратък звук може да обозначи смяната; той не замества пълната информация за обработването.

Следните получатели участват според активираните услуги. AI доставчиците получават данните, нужни за ролята им STT, LLM или TTS; останалите осигуряват хостинг, телефония, интеграции или управление на услугата.

• Supabase: хостинг на база данни, автентикация и частно съхранение на записите от обаждания.
• Vercel (Съединени щати): хостинг на уеб приложението.
• Twilio (Съединени щати): предоставяне на номера, маршрутизиране и пренос на телефонни разговори и, според конфигурацията, изпращане на SMS.
• Polar (Съединени щати): обработка на плащания и фактуриране (Merchant of Record).
• OVHcloud: хостинг на гласовия backend на VPS във Франция, обработване на потоците и временно съхранение на файлове и журнали от обажданията.
• OpenAI: според конфигурацията STT, LLM, TTS, гласови разговори в реално време, помощ за инструкции и обработване след разговор.
• Google: според конфигурацията STT, LLM (включително Gemini чрез Vertex AI), TTS или гласови разговори в реално време. Google Calendar е отделна, незадължителна интеграция.
• Deepgram: разпознаване на реч (STT). Интеграцията Pipecat използва европейската крайна точка и заявява изключване от програмата за подобряване на моделите.
• Anthropic: обработване на текстови разговори (LLM), когато е избран.
• ElevenLabs и Mistral AI: синтез на реч (TTS) според избрания глас и модел.
• DeepSeek, Z.ai (модели GLM) и Alibaba Cloud Model Studio / DashScope (модели Qwen): LLM обработване, ако интеграцията е конфигурирана и избрана.
• xAI: гласови разговори в реално време, когато е избран за съвместим агент.
• Може да бъде конфигурирана и собствена LLM крайна точка. Операторът ѝ зависи от внедряването; самоличността и условията му трябва да бъдат съобщени на клиента преди употреба.

Данните за акаунта, необходими за услугата, се пазят по време на използването ѝ и се изтриват до 30 дни след закриването, освен данните, изисквани по закон или за защита на правни претенции, които се пазят отделно с ограничен достъп.

По подразбиране, считано от датата на всяко обаждане, аудиозаписите се пазят 30 дни, транскрипциите 90 дни, а резюметата и свързаните метаданни 12 месеца. Историята на действията и журналите със съдържание на разговорите следват срока на транскрипциите. Тестовите обаждания в браузъра, включително записи, транскрипции, резюмета и метаданни, се пазят 7 дни.

Автоматично ежедневно почистване изтрива съдържанието с изтекъл срок, включително локалните копия на записи и транскрипции. Исканията за по-ранно изтриване се отправят към бизнес клиента администратор, на когото съдействаме. При приключване на услугата данните се връщат или изтриват по негови инструкции; техническият срок за връщане е до 30 дни и не удължава вече приложимите срокове.

Бизнес клиентът проверява необходимостта от тези срокове за обявените цели. Изключенията изискват документирана обосновка и конкретна крайна дата; активният абонамент сам по себе си не е основание. Резервните копия и копията при доставчици следват отделни процедури за изтриване и изтичане.

Данните за фактуриране се съхраняват 10 години съгласно френските счетоводни изисквания.

Горните срокове се отнасят до данните, съхранявани от PILOTIA OOD. Доставчиците STT, LLM и TTS могат да имат отделни правила за заявки, технически журнали, предотвратяване на злоупотреби или подобряване на модели според условията и опциите на използвания акаунт. Pipecat не означава нулево съхранение при всички доставчици или общо изключване от обучение. Приложимите условия могат да се поискат чрез формуляра за контакт.

Хостингът на гласовия backend във Франция не означава, че цялото обработване е във Франция или Европейското икономическо пространство (ЕИП). Според доставчиците, крайните точки, моделите и поддръжката данните могат да се обработват извън ЕИП. Самото седалище на доставчика не определя мястото на обработване.

Трансферите извън ЕИП трябва да се основават на приложим механизъм по GDPR, например решение за адекватност или стандартни договорни клаузи, с оценка на риска и допълнителни мерки при необходимост. Активирането на модел или изборът на технически регион не замества тази оценка. Свържете се с нас за получателите, местата и гаранциите за вашата конфигурация.

Съгласно GDPR имате следните права върху личните си данни:

За данни от разговор с агент на наш клиент се обърнете първо към съответната фирма, която е администраторът. PILOTIA OOD я подпомага при исканията. За данните на вашия акаунт или помощ за намиране на правилния контакт използвайте формуляра ни за контакт.

• Право на достъп до личните ви данни.
• Право на коригиране на неточни данни.
• Право на изтриване (право да бъдете забравени).
• Право на ограничаване на обработката.
• Право на преносимост на данните.
• Право на възражение срещу обработката.
• Право да оттеглите съгласието си по всяко време.
• Право на жалба до надзорен орган, по-специално в държавата членка на обичайното ви местопребиваване, месторабота или мястото на предполагаемото нарушение: КЗЛД в България (https://cpdp.bg/) или CNIL във Франция (https://www.cnil.fr).

Сайтът използва бисквитки, строго необходими за работата на платформата (автентикация, сесия). Без вашето изрично съгласие не се поставят рекламни или профилиращи бисквитки на трети страни.

PILOTIA OOD прилага подходящи технически и организационни мерки за защита на данните ви срещу неоторизиран достъп, промяна, разкриване или унищожаване: криптиране при пренос (TLS), строг контрол на достъпа, логване на чувствителни действия и редовни резервни копия.

Записите на разговорите се съхраняват в частно хранилище. Възпроизвеждането им от таблото изисква удостоверяване като потребител на съответния клиент и използва временна подписана връзка.

Съхраняваме имейла на свързания Google акаунт, криптирания токен за обновяване, разрешенията, идентификатора на календара и настройките на интеграцията. Календарът се проверява за свободни часове и за създаване, намиране, преместване или отмяна на разрешени срещи. Обсъдените данни за срещи и резултатите от действията могат да присъстват в транскрипцията, резюмето или журналите на агента и следват правилата за достъп и съхранение на обажданията.

Интеграцията е незадължителна. Можете да оттеглите достъпа от настройките на агента или от https://myaccount.google.com/permissions. Данните Google не се използват за реклама или обучение на модели с ИИ. Използването им е съобразено с Google API Services User Data Policy и изискванията Limited Use (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy).

Когато човек общува с гласов агент чрез www.replybot.org, обработваме необходимото за разговора и проследяването му: телефонен номер, когато е наличен, аудио, транскрипция, резюме и действия от името на бизнес клиента.

Бизнес клиентът (tenant), който използва www.replybot.org, е администратор на данните за собствените си контакти. Затова той трябва да:

• определя и документира подходящо правно основание за целите и получава съгласие, когато приложимите правила го изискват, включително за последващо използване за маркетинг;
• винаги предоставя лесен и безплатен начин за оттегляне на съгласието и за искане на изтриване на личните данни.
• конфигурира ясно съобщение в началото на всяко гласово обаждане за използването на ИИ, записа и транскрипцията и предоставя собствено уведомление за поверителност на обаждащите се;
• ограничава събирането до необходимото, определя срок за съхранение и разрешава достъп до записи, транскрипции и резюмета само на упълномощени лица;
• избягва да изисква чувствителни данни; ако това е необходимо, определя приложимо изключение по член 9 от GDPR и въвежда засилени гаранции.

Тази политика може да бъде актуализирана по всяко време, за да отрази развитието на услугите ни или правната рамка. Всяка съществена промяна ще ви бъде съобщена по имейл или през платформата.

За да упражните правата си или при въпрос относно тази политика, можете да се свържете с нас чрез специалната форма в www.replybot.org.