Cas d'usage · Syndic de copropriété
ReplyBot répond instantanément aux copropriétaires sur WhatsApp et prend les appels en direct sur votre standard. Les urgences sont triées, les questions courantes traitées seules, et vos gestionnaires se concentrent sur ce qui compte vraiment : AG, charges, travaux, sinistres, contentieux et recouvrement.
Bonjour, quand est la prochaine AG ?
19:42L'assemblée générale est prévue le 12 mai à 18h30, salle Bellevue. Les convocations sont parties vendredi dernier.
19:42L'ascenseur est en panne, je fais quoi ?
22:08Urgence enregistrée. J'ai contacté Otis (01 42 50 12 34) et prévenu votre gestionnaire. Intervention annoncée sous 2h.
22:08L'assistant apprend vos documents de syndic — règlement de copropriété, PV d'AG, contrats d'entretien, planning travaux, horaires poubelles, contacts prestataires — et répond aux copropriétaires qu'ils écrivent ou qu'ils appellent.
Fuite d'eau, panne d'ascenseur, sécurité : par message ou en parlant directement avec l'agent vocal, le copropriétaire décrit l'urgence, le bot demande les bons éléments (numéro de lot, photo, gravité) et transfère au gestionnaire d'astreinte.
PV d'AG, règlement intérieur, devis, factures, attestations d'assurance — partagés directement dans la conversation WhatsApp, ou envoyés par SMS/email après l'appel.
des demandes gérées automatiquement
Les questions récurrentes — dates d'AG, charges, horaires poubelles, contacts d'urgence, documents — sont traitées seules, qu'elles arrivent par message ou par téléphone. Vos gestionnaires se concentrent sur les vrais sujets : contentieux, gros travaux, recouvrement de charges, décisions engageantes.
01
Plus d'attente de plusieurs jours. Réponse en moins d'une minute sur WhatsApp Business, prise d'appel immédiate sur votre standard, même à 22h ou le dimanche. Moins de relances agressives, moins de plaintes du type « mon syndic ne répond jamais ».
02
Reprise de la conversation en un clic sur WhatsApp, l'IA s'efface immédiatement. Pendant un appel, l'agent transfère vers un gestionnaire de votre choix selon ses horaires de disponibilité. Les sujets sensibles (juridique, mise en demeure, décision engageante) sont systématiquement escaladés.
03
Petit syndic indépendant : un numéro WhatsApp et un numéro vocal par immeuble. Syndic multi-résidences : plan Fleet pour orchestrer plusieurs numéros — texte et voix — depuis un seul dashboard.
04
Sur le standard téléphonique, l'agent vocal détecte les démarcheurs, les appels malveillants ou répétitifs et peut blacklister un numéro à la volée. Les appels suivants sont rejetés sans même décrocher — vos gestionnaires ne sont plus dérangés inutilement.
05
Visites d'immeuble, réunions du conseil syndical, relevés de compteurs, interventions techniques : le bot propose des créneaux et bloque directement un calendrier (via webhooks), que la demande arrive par WhatsApp ou par téléphone.
06
Charges, appels de fonds, badges, interphone, horaires des encombrants, clés ou contacts prestataires : l'assistant traite les questions répétitives — message ou appel — et transmet seulement les demandes qui nécessitent une décision humaine.
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Fuite d'eau, panne d'ascenseur, porte de garage bloquée, sécurité : que le copropriétaire écrive ou appelle, le bot demande les informations utiles, qualifie l'urgence, crée un ticket si besoin et prévient le bon interlocuteur.
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PV d'AG, règlement de copropriété, attestations d'assurance, devis, factures ou procédures internes peuvent être retrouvés et envoyés directement dans la conversation WhatsApp, ou par SMS/email à la suite d'un appel.
09
ReplyBot peut fonctionner seul ou se connecter à votre logiciel de syndic, votre ticketing, votre calendrier et votre stockage documentaire pour transformer WhatsApp et votre standard téléphonique en canal de suivi structuré.
Déploiement accompagné
Nous prenons le temps de comprendre votre cabinet, vos résidences et vos processus. Ensemble, nous décidons ce que le bot doit faire — et surtout ce qu'il ne doit jamais faire. Pas de produit posé sur une étagère : un déploiement co-construit.
Intégrations possibles
Vous n'avez pas d'outil en place ? Le bot fonctionne parfaitement de manière autonome. On connectera vos outils plus tard si besoin.
01
30 min en visio pour cartographier vos cas d'usage : questions récurrentes, urgences types, sujets interdits, tonalité attendue par vos copropriétaires.
02
Nous configurons le prompt, le modèle, le ton, les capacités WhatsApp (envoi d'image, notes vocales, transfert humain) et l'agent vocal téléphonique (voix, horaires de transfert, blacklist). Vos documents — règlements, PV d'AG, contrats, planning travaux — sont chargés une seule fois et utilisés sur les deux canaux.
03
Liste explicite des sujets que le bot gère (dates d'AG, horaires, contacts prestataires) et de ceux qu'il transfère toujours (litige, mise en demeure, décision financière engageante).
04
Intégrations via webhooks vers votre logiciel de gestion, votre calendrier, votre ticketing ou votre CRM. Nous passons à votre IT les specs pour que les urgences créent directement un ticket chez vous.
05
Phase pilote sur un numéro, relecture des conversations avec vous pendant 1 à 2 semaines, ajustements, puis généralisation aux autres résidences.
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Point mensuel pour affiner les réponses, ajouter des sujets et ajuster les garde-fous en fonction de ce qu'on observe dans les conversations réelles.
Synthèses automatiques
Toutes les questions posées sont enregistrées, catégorisées et synthétisées automatiquement. Vous recevez un rapport hebdomadaire ou mensuel par email : les sujets qui reviennent, les urgences traitées, les signaux faibles à ne pas rater.
Hebdomadaire ou mensuel, au choix
Chaque lundi matin, un récap des conversations de la semaine écoulée : top 5 des sujets, nouvelles questions jamais vues, pics d'activité, urgences déclenchées.
En début de mois, un rapport complet par résidence : volume, taux d'automatisation, temps de réponse moyen, catégories de demandes et comparaison avec le mois précédent.
Plusieurs copropriétaires signalent la même fuite, la même panne, un même sujet émergent ? La synthèse met en avant ces motifs pour anticiper avant que ça devienne un contentieux.
Chaque synthèse est exportable en PDF ou envoyable au conseil syndical. Parfait pour les points d'étape en AG ou pour justifier du travail de l'équipe.
Exemple de métriques remontées
Les données sont agrégées par résidence et par catégorie. Aucune donnée nominative n'est exposée dans les rapports sans votre accord explicite.
Top 5 des sujets abordés
6 urgences qualifiées
Rapport généré automatiquement · Données agrégées et anonymisées
Ils ont déployé ReplyBot
Cabinets indépendants, syndics coopératifs et gestionnaires multi-résidences : ils utilisent ReplyBot au quotidien pour répondre plus vite et mieux aux copropriétaires.
“En trois semaines, 70 % des messages entrants sont gérés sans nous. Mes gestionnaires ne reçoivent plus les « à quelle heure passe le camion poubelle ? » à 21h — ils se concentrent enfin sur les AG et les travaux.”
“On a mis un numéro WhatsApp par résidence. Les copropriétaires écrivent comme ils le feraient à un ami, obtiennent la réponse en 30 secondes, et nous on garde la main dès qu'un sujet devient sensible. Zéro plainte depuis le lancement.”
“Le plan Fleet nous permet d'orchestrer 23 numéros depuis un seul dashboard. L'IA filtre les urgences — fuite, ascenseur, sécurité — et appelle le bon prestataire avant même qu'on ait lu le message. C'est un vrai renfort 24/7.”
“Je gère mon cabinet seule. Avant ReplyBot, je répondais aux messages à 22h, après le dîner. Aujourd'hui le bot prend 80 % des demandes et je n'ouvre WhatsApp que pour valider les urgences. Mes soirées sont revenues.”
Questions fréquentes
Oui, sur les deux canaux. Nous chargeons vos règlements, PV d'AG, contrats prestataires, procédures internes et FAQ métier. L'assistant WhatsApp et l'agent vocal s'appuient sur ces sources pour répondre aux copropriétaires avec le bon contexte, sans inventer.
Nous définissons avec vous des règles d'escalade. Fuite, panne ascenseur, problème de sécurité ou sinistre : que la demande arrive par WhatsApp ou par téléphone, le bot collecte les informations utiles, prévient le bon contact et transmet au gestionnaire. Les sujets juridiques ou engageants restent automatiquement humains.
Oui. Vous définissez la liste des numéros joignables (gestionnaires, astreinte technique, urgence sécurité…) avec leurs horaires de disponibilité. L'agent choisit le bon contact selon le type d'urgence et l'heure, et transfère l'appel directement. En dehors des heures, il prend un message et envoie une notification au gestionnaire concerné.
L'agent vocal peut blacklister un numéro à la volée pendant l'appel s'il détecte un démarcheur ou un appel abusif. Les appels suivants depuis ce numéro sont rejetés sans même décrocher — vos gestionnaires ne sont plus dérangés inutilement et vous économisez des minutes facturées. La blacklist est aussi gérable manuellement depuis le dashboard.
Oui. Vous pouvez démarrer avec un seul numéro WhatsApp et un seul numéro vocal pour une résidence ou un cabinet, puis passer à plusieurs numéros avec pilotage centralisé si vous gérez plusieurs immeubles.
Oui. Il peut partager les documents et informations que vous avez validés : PV d'AG, règlements, attestations, contacts d'urgence, horaires, procédures ou liens utiles — directement dans la conversation WhatsApp, ou par SMS/email à la suite d'un appel vocal.
WhatsApp Business donne un canal de conversation. Une permanence externe coûte cher et ne connaît pas vos résidences. ReplyBot apporte l'automatisation sur les deux canaux : réponses à partir de vos documents, tri des urgences, transfert humain ciblé, synthèses, garde-fous et connexions possibles à vos outils métier — pour un coût qui ne dépend pas du volume d'appels.
Connectez votre premier numéro WhatsApp et activez votre agent vocal en moins de 5 minutes, ou parlez-nous de votre organisation pour une configuration adaptée à vos résidences.