Cas d'usage · Cabinet d'avocats
ReplyBot prend les appels et les messages de vos clients quand vous êtes en audience, en rendez-vous ou hors du cabinet. Il qualifie les nouvelles demandes, propose des créneaux de consultation, prend un message structuré et transfère vers le bon avocat — sans jamais donner de conseil juridique ni trahir le secret professionnel.
Bonjour, je cherche un avocat pour un litige avec mon employeur.
09:14Bonjour, je suis l'accueil du cabinet Lefèvre. Le cabinet traite le droit du travail. Pour vérifier que nous pouvons vous recevoir, quel est le nom de votre employeur et la nature du litige ?
09:14C'est un licenciement que je conteste.
09:15Très bien. Maître Lefèvre propose une première consultation. J'ai un créneau jeudi 11h ou vendredi 14h30. Lequel vous convient ? Je vous enverrai la liste des pièces à apporter.
09:15Quand vous plaidez, êtes en rendez-vous ou hors du cabinet, l'agent vocal décroche, accueille le client, répond aux questions courantes et prend un message structuré. Plus aucun appel ne tombe dans le vide.
Le client décrit son besoin par message ou au téléphone. L'assistant identifie le domaine (famille, travail, pénal, affaires, immobilier…), recueille les éléments factuels utiles et la partie adverse, puis oriente vers l'avocat compétent — sans qualifier juridiquement le dossier.
Pour une première consultation, l'assistant propose vos créneaux disponibles, bloque le rendez-vous dans votre calendrier et envoie au client la liste des pièces à apporter par WhatsApp ou SMS.
des appels et messages gérés sans vous déranger
Demande de rendez-vous, horaires du cabinet, pièces à fournir, état d'avancement, honoraires, adresse et accès : l'accueil traite seul les sollicitations récurrentes, par message ou par téléphone. Vous ne récupérez que ce qui compte vraiment — les dossiers qualifiés et les urgences.
01
Réponse en moins d'une minute sur WhatsApp Business, prise d'appel immédiate sur votre ligne, même quand vous êtes au tribunal ou en clientèle. Moins d'appels manqués, moins de clients perdus parce que « personne n'a décroché ».
02
Reprise de la conversation WhatsApp en un clic, l'IA s'efface immédiatement. Pendant un appel, l'agent transfère vers l'avocat de garde ou le bon associé selon ses horaires. Les questions de fond et les urgences sont systématiquement escaladées.
03
L'assistant propose vos disponibilités, bloque le créneau dans votre agenda, peut annuler ou déplacer un rendez-vous existant, et envoie un rappel avant la consultation pour réduire les rendez-vous manqués.
04
Hors des heures d'ouverture ou en pleine plaidoirie, l'agent collecte le nom, le numéro de rappel, l'objet et le degré d'urgence, puis vous notifie par email. Vous rappelez en connaissance de cause, sans jouer au ping-pong téléphonique.
05
L'agent vocal détecte les démarcheurs et les appels abusifs et peut blacklister un numéro à la volée. Les appels suivants sont rejetés sans décrocher — votre ligne reste dédiée aux clients, dans le respect des règles déontologiques de la profession.
06
Liste des pièces à fournir selon le type de dossier, plaquette du cabinet, convention d'honoraires, plan d'accès : les documents que vous avez validés sont envoyés directement dans la conversation WhatsApp, ou par SMS/email après l'appel.
07
À l'accueil d'une nouvelle demande, l'assistant recueille systématiquement l'identité de la partie adverse. Vous vérifiez l'absence de conflit d'intérêts avant de confirmer le rendez-vous, et le bot n'engage jamais le cabinet à votre place.
08
ReplyBot fonctionne seul ou se connecte à votre logiciel de gestion (RPVA-adjacent), votre agenda et votre stockage documentaire pour transformer WhatsApp et votre standard en canal d'accueil structuré et traçable.
Déploiement accompagné
Nous prenons le temps de comprendre votre cabinet, vos domaines d'intervention et vos exigences déontologiques. Ensemble, nous décidons ce que l'assistant doit faire — et surtout ce qu'il ne doit jamais faire. Pas de produit posé sur une étagère : un déploiement co-construit.
Intégrations possibles
Vous n'avez pas d'outil en place ? L'assistant fonctionne parfaitement de manière autonome. On connectera vos outils plus tard si besoin.
01
30 min en visio pour cartographier vos cas d'usage : domaines traités, questions récurrentes, sujets interdits, ton attendu et règles de prise de rendez-vous.
02
Nous configurons le prompt, le modèle, le ton, les capacités WhatsApp (envoi de documents, transfert) et l'agent vocal (voix, horaires de transfert, blacklist). Vos informations — domaines, honoraires indicatifs, pièces à fournir, plan d'accès — sont chargées une fois et utilisées sur les deux canaux.
03
Liste explicite de ce que l'assistant gère (RDV, horaires, pièces, orientation) et de ce qu'il transfère toujours : toute demande de conseil juridique, toute question sur le fond d'un dossier, toute urgence. L'IA ne donne jamais de consultation.
04
Intégrations via webhooks vers votre logiciel de gestion de cabinet, votre agenda ou votre stockage documentaire. Nous transmettons à votre prestataire IT les specs pour que les nouvelles demandes remontent directement chez vous.
05
Phase pilote sur une ligne, relecture des conversations avec vous pendant 1 à 2 semaines, ajustements du ton et des garde-fous, puis généralisation.
06
Point mensuel pour affiner les réponses, ajouter des domaines ou des FAQ et ajuster les garde-fous selon ce qu'on observe dans les conversations réelles.
Synthèses automatiques
Toutes les demandes sont enregistrées, catégorisées et synthétisées automatiquement. Vous recevez un rapport hebdomadaire ou mensuel par email : domaines des nouvelles demandes, rendez-vous pris, sollicitations hors champ du cabinet, signaux à ne pas rater.
Hebdomadaire ou mensuel, au choix
Chaque lundi matin, un récap des demandes de la semaine : nouvelles demandes par domaine, rendez-vous pris, messages laissés et urgences signalées.
En début de mois, un rapport complet : volume d'appels et de messages, taux de prise en charge, délai de réponse moyen, répartition par domaine et comparaison avec le mois précédent.
Beaucoup de demandes dans un domaine que vous ne traitez pas ? La synthèse les met en avant : matière à orienter vers un confrère, ou opportunité d'élargir votre offre.
Chaque synthèse est exportable en PDF. Parfait pour piloter l'activité du cabinet ou préparer un point d'équipe entre associés.
Exemple de métriques remontées
Les données sont agrégées par domaine et par canal. Aucun élément de fond d'un dossier n'apparaît dans les rapports — l'assistant ne collecte que l'administratif.
Top 5 des demandes
5 demandes urgentes signalées
Rapport généré automatiquement · Données agrégées, aucun élément de fond
Ils ont déployé ReplyBot
Avocats indépendants, cabinets de niche et structures pluridisciplinaires : ils utilisent ReplyBot pour accueillir leurs clients même quand toute l'équipe est en audience.
“Je plaide deux à trois fois par semaine. Avant, mon répondeur tournait à vide et je perdais des clients. Aujourd'hui l'agent décroche, prend un message clair et bloque les rendez-vous. Je rappelle le soir en sachant déjà de quoi il s'agit.”
“Notre secrétariat était saturé par les demandes de RDV et les questions sur les honoraires. L'assistant traite tout ça sur WhatsApp et au téléphone. Mes collaborateurs se concentrent enfin sur les dossiers.”
“Le filtrage des démarcheurs a changé notre quotidien. La ligne du cabinet ne sonne plus pour rien. Et la qualification des nouvelles demandes m'évite des premiers RDV qui ne correspondent pas à nos domaines.”
“Ce qui m'a convaincu : l'IA ne donne jamais de conseil. Elle accueille, oriente, prend rendez-vous — et s'arrête là. Le respect du secret professionnel et de la déontologie était ma condition, elle est tenue.”
Questions fréquentes
Non, jamais. L'assistant est configuré pour gérer uniquement l'administratif : accueil, prise de rendez-vous, horaires, pièces à fournir, orientation par domaine. Toute demande de conseil ou question sur le fond d'un dossier est immédiatement transférée à l'avocat. C'est une garantie déontologique non négociable.
L'assistant ne collecte que les informations administratives nécessaires pour vous orienter le client et fixer un rendez-vous. Aucun élément de fond n'est archivé ni utilisé dans les rapports. Les clients sont informés que la ligne est gérée par un outil automatisé et la durée de conservation des conversations est maîtrisée.
Oui. Vous définissez la liste des avocats et collaborateurs joignables avec leurs domaines et leurs horaires de disponibilité. L'agent oriente selon le type de demande et l'heure, et transfère l'appel directement. En dehors des heures, il prend un message structuré et vous notifie par email.
Oui. Après connexion de votre calendrier, l'assistant propose vos créneaux disponibles, bloque la première consultation, peut l'annuler ou la déplacer, et envoie au client un rappel ainsi que la liste des pièces à apporter — sur WhatsApp ou par SMS.
L'agent vocal peut blacklister un numéro à la volée pendant l'appel s'il détecte un démarcheur. Les appels suivants depuis ce numéro sont rejetés sans décrocher — votre ligne reste dédiée aux clients. La blacklist est aussi gérable manuellement depuis le dashboard.
Oui. Un avocat indépendant peut démarrer avec un numéro WhatsApp et un numéro vocal. Un cabinet avec plusieurs associés peut orchestrer plusieurs numéros — texte et voix — depuis un seul dashboard, avec une orientation par domaine et par avocat.
Un secrétariat externe coûte cher, ne connaît pas vos domaines et travaille en horaires limités. ReplyBot accueille 24/7 sur les deux canaux, qualifie les demandes à partir des informations de votre cabinet, prend des rendez-vous dans votre agenda, filtre le démarchage et vous fournit des synthèses — pour un coût qui ne dépend pas du volume d'appels.
Connectez votre premier numéro WhatsApp et activez votre agent vocal en moins de 5 minutes, ou parlez-nous de votre cabinet pour une configuration adaptée à vos domaines et à votre déontologie.