Cas d'usage · Restaurant
ReplyBot prend les réservations pendant le service, au téléphone comme sur WhatsApp. Il applique vos règles de salle, répond sur la carte et les allergènes, envoie la confirmation au client et le rappelle la veille pour limiter les no-shows. Les grandes tablées et les privatisations, elles, arrivent directement jusqu'à vous.
Bonsoir, vous auriez une table pour 4 ce samedi vers 20h ?
18:47Bonsoir ! Oui, samedi 20h pour 4 personnes c'est possible. Plutôt en salle ou en terrasse ?
18:47En terrasse si possible. Vous avez un menu végétarien ?
18:48Terrasse notée ✅ Et oui, un menu végétarien complet. C'est réservé au nom de qui ? Je vous envoie la confirmation ici même.
18:48Le téléphone sonne toujours à 20h15, quand la salle est pleine et que personne ne peut décrocher. L'agent vocal répond à votre place, prend la réservation et libère votre équipe. Chaque appel manqué du samedi soir, c'est une table qui part ailleurs.
Services, créneaux, taille des tablées, terrasse, jours de fermeture : l'assistant applique les règles que vous définissez et ne prend jamais une réservation que votre salle ne peut pas absorber. Le plan de salle reste sous votre contrôle.
Chaque réservation est confirmée par WhatsApp ou SMS, et le client reçoit un rappel la veille avec possibilité d'annuler ou de décaler. Les tables fantômes du samedi soir se raréfient — sans que vous passiez vos après-midi à rappeler.
des appels et messages gérés sans quitter la salle
Réservation pour samedi soir, horaires du dimanche, menu végétarien, allergènes, itinéraire et parking : l'assistant traite seul les demandes récurrentes, par message ou par téléphone. Vous ne décrochez plus que pour ce qui compte — les groupes, les privatisations et les habitués qui veulent vous parler.
01
Réponse en moins d'une minute sur WhatsApp, prise d'appel immédiate sur votre ligne, même en plein service. Les clients qui n'obtiennent pas de réponse réservent chez le concurrent — plus maintenant.
02
Deux services le soir, tables de 2 à 8, terrasse fermée en hiver, complet le dimanche midi : l'assistant connaît vos capacités et vos créneaux, et propose uniquement ce qui est réellement disponible.
03
Menu du jour, options végétariennes, plats sans gluten : l'assistant répond à partir des informations que vous avez chargées. Pour les allergies, il transmet systématiquement l'information en note de réservation — sans jamais garantir lui-même l'absence d'allergènes.
04
La veille de la réservation, le client reçoit un rappel sur WhatsApp avec un moyen simple de confirmer, décaler ou annuler. Une table annulée à temps se revend ; une table fantôme est perdue.
05
Anniversaire de 25 personnes, repas d'entreprise, privatisation : l'assistant qualifie la demande (date, effectif, budget éventuel) et vous la transfère ou prend un message structuré. Vous rappelez avec toutes les infos en main.
06
Vendeurs d'encarts, plateformes insistantes, robots : l'agent vocal les détecte et peut blacklister un numéro à la volée. Votre ligne reste dédiée aux clients qui veulent une table.
07
Adresse, parking, horaires, menu en PDF, lien de réservation : après un appel ou un message, l'assistant envoie les documents utiles par WhatsApp. Le client arrive préparé, vous ne répétez plus dix fois la même chose.
08
ReplyBot fonctionne seul avec votre agenda, ou se connecte à votre module de réservation via webhooks pour que les réservations prises au téléphone atterrissent au même endroit que celles du web.
Déploiement accompagné
Nous prenons le temps de comprendre votre restaurant : vos services, votre plan de salle, votre carte, votre façon de parler aux clients. Ensemble, nous décidons ce que l'assistant gère seul — et ce qu'il vous transfère toujours. Pas de produit posé sur une étagère : un déploiement co-construit.
Intégrations possibles
Vous n'avez pas d'outil en place ? L'assistant fonctionne parfaitement de manière autonome. On connectera vos outils plus tard si besoin.
01
30 min en visio pour cartographier vos cas d'usage : services et créneaux, capacités par taille de tablée, questions récurrentes, gestion des groupes et des jours de fermeture.
02
Nous configurons le prompt, le ton, les capacités WhatsApp (envoi du menu, confirmations) et l'agent vocal (voix, horaires, transfert). Votre carte, vos horaires et vos règles de réservation sont chargés une fois et utilisés sur les deux canaux.
03
Liste explicite de ce que l'assistant gère (réservations dans vos limites, infos pratiques, rappels) et de ce qu'il transfère toujours : groupes au-delà de votre seuil, privatisations, litiges, allergies signalées comme sévères.
04
Intégrations via webhooks vers votre module de réservation ou votre agenda. Nous transmettons à votre prestataire les specs pour que les réservations téléphoniques rejoignent celles du web.
05
Phase pilote sur une ligne, relecture des conversations avec vous pendant 1 à 2 semaines, ajustements du ton et des règles de salle, puis généralisation.
06
Point mensuel pour affiner les réponses, mettre à jour la carte saisonnière et ajuster les créneaux selon ce qu'on observe dans les demandes réelles.
Synthèses automatiques
Toutes les demandes sont enregistrées, catégorisées et synthétisées automatiquement. Vous recevez un rapport hebdomadaire ou mensuel par email : réservations prises, annulations, questions récurrentes sur la carte, demandes de groupe.
Hebdomadaire ou mensuel, au choix
Chaque lundi matin, un récap de la semaine : réservations prises par service, annulations et no-shows évités, demandes de groupe et messages laissés.
En début de mois, un rapport complet : volume d'appels et de messages, taux de prise en charge, délai de réponse moyen, répartition midi/soir et comparaison avec le mois précédent.
Beaucoup de questions sur le menu sans gluten ? Des demandes de brunch le dimanche ? La synthèse fait remonter ce que vos clients demandent — matière à ajuster la carte ou les horaires.
Chaque synthèse est exportable en PDF. Pratique pour un point d'équipe entre le chef et la salle, ou pour suivre l'effet d'une nouvelle carte.
Exemple de métriques remontées
Les données sont agrégées par service et par canal. L'assistant ne collecte que ce qui sert la réservation — nom, effectif, créneau, notes utiles en cuisine.
Top 5 des demandes
3 demandes signalées
Rapport généré automatiquement · Données agrégées par service
Ils ont déployé ReplyBot
Bistrots, pizzerias et tables gastronomiques : ils utilisent ReplyBot pour remplir leur salle sans sacrifier le service en cours.
“Le samedi à 20h, personne ne peut décrocher — et c'est exactement l'heure où les gens réservent pour la semaine suivante. Maintenant l'agent prend la réservation, applique nos créneaux et le client reçoit sa confirmation. On a arrêté de perdre des tables sans le savoir.”
“Les rappels de la veille ont changé notre samedi soir. Les gens confirment ou annulent à temps, et on revend les tables libérées. Les no-shows ont fondu en un mois.”
“Ce qui me plaît : l'assistant ne bricole pas avec ma salle. Il connaît mes deux services, mes tables de 2 à 6, ma terrasse fermée l'hiver. Il ne prend jamais une réservation que je ne peux pas honorer.”
“Entre les démarcheurs et les questions sur les horaires, le téléphone nous coupait dix fois par service. Aujourd'hui tout ça est filtré ou traité automatiquement — et les demandes de groupe arrivent qualifiées, avec la date et l'effectif.”
Questions fréquentes
Oui, parce qu'il ne décide rien : il applique vos règles. Vous définissez vos services, vos créneaux, vos capacités par taille de tablée et vos jours de fermeture. L'assistant ne propose que ce qui est réellement disponible, et vous pouvez fermer un service ou bloquer un créneau à tout moment depuis le dashboard.
Il répond à partir des informations de carte que vous avez validées (options végétariennes, plats sans gluten…) et transmet chaque allergie signalée en note de réservation pour la cuisine. Il ne garantit jamais lui-même l'absence d'allergènes — et une allergie annoncée comme sévère est systématiquement escaladée vers vous.
Chaque réservation est confirmée par WhatsApp ou SMS, puis rappelée la veille avec un moyen simple de confirmer, décaler ou annuler. Une annulation à temps vous laisse revendre la table, au lieu de la découvrir vide à 20h30.
Vous fixez un seuil (par exemple 10 couverts). En dessous, l'assistant réserve normalement. Au-dessus, il qualifie la demande — date, effectif, occasion — puis transfère l'appel vers vous ou prend un message structuré. Vous rappelez avec toutes les informations en main.
L'agent vocal peut blacklister un numéro à la volée pendant l'appel s'il détecte un démarcheur. Les appels suivants depuis ce numéro sont rejetés sans décrocher — votre ligne reste dédiée aux clients. La blacklist est aussi gérable manuellement depuis le dashboard.
Votre module ne décroche pas le téléphone — or une grande partie des réservations arrive encore par appel, surtout le jour même. L'assistant prend ces réservations téléphoniques et WhatsApp, et peut les pousser dans votre module via webhook pour que tout atterrisse au même endroit.
Oui. Un indépendant démarre avec un numéro WhatsApp et un numéro vocal. Un groupe peut orchestrer plusieurs établissements — texte et voix — depuis un seul dashboard, avec des règles de salle et une carte propres à chaque adresse.
Autres cas d'usage
Connectez votre premier numéro WhatsApp et activez votre agent vocal en moins de 5 minutes, ou parlez-nous de votre restaurant pour une configuration adaptée à vos services et à votre carte.