Conditions générales d'utilisation et de vente

PILOTIA OOD est une société à responsabilité limitée de droit bulgare (OOD), immatriculée au registre du commerce bulgare sous le numéro EIK 207520710. Capital social intégralement versé : 200 000 EUR.

Siège social : 93 rue Ekzarh Yosif, arrondissement d’Oborishte, 1000 Sofia, Bulgarie. Le service Replybot est proposé et exploité par PILOTIA OOD.

Contact pour les questions légales et les données personnelles : contact@replybot.org ; formulaire : www.replybot.org/fr/contact. Vous pouvez également écrire au siège social.

Les présentes Conditions générales d'utilisation et de vente (« CGU/CGV ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme www.replybot.org (le « Service ») éditée par PILOTIA OOD.

L'inscription au Service emporte acceptation pleine et entière des présentes CGU/CGV. Si vous n'acceptez pas ces conditions, vous ne devez pas utiliser le Service.

Dans le cadre des présentes :

• « Service » : la plateforme www.replybot.org de création et de gestion d’agents vocaux IA, ses fonctions de téléphonie, son tableau de bord et ses intégrations disponibles.
• « Utilisateur » ou « Vous » : toute personne physique ou morale ayant créé un compte sur le Service.
• « Tenant » : compte d'organisation regroupant un ou plusieurs Utilisateurs partageant un même abonnement.
• « Contact final » : toute personne qui échange avec un agent vocal déployé par un Tenant, par téléphone ou lors d’un test vocal dans le navigateur.
• « Contenu Utilisateur » : toute donnée, message, prompt, configuration ou fichier que l'Utilisateur fournit au Service.

PILOTIA OOD fournit une plateforme SaaS permettant de configurer des agents vocaux IA pour répondre aux appels entrants, renseigner les appelants et prendre des messages. Selon les fonctions activées, l’agent peut également transférer un appel et consulter ou gérer des rendez-vous dans un agenda connecté. Le tableau de bord permet de consulter les informations relatives aux appels.

Le Service est fourni « tel quel » et évolue continuellement : de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées sans préavis individuel.

L’utilisation téléphonique nécessite un abonnement éligible et un numéro associé à l’agent. L’attribution d’un numéro dépend de sa disponibilité et des justificatifs éventuellement requis. L’Utilisateur doit disposer des droits nécessaires sur tout numéro utilisé et configurer le renvoi d’appel auprès de son opérateur, le cas échéant ; les frais de cet opérateur restent à sa charge.

L'inscription nécessite la fourniture d'une adresse email valide. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à les maintenir à jour.

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Tout usage du compte est réputé être le fait de l'Utilisateur. PILOTIA OOD ne pourra être tenue responsable d'un usage frauduleux résultant d'une négligence dans la conservation des identifiants.

Le Service est commercialisé sous forme d'abonnements mensuels ou annuels. Les tarifs en vigueur sont affichés sur la page de tarification du Service.

Les paiements sont traités par notre prestataire Polar Software Inc. (« Polar »), agissant en qualité de « Merchant of Record ». À ce titre, Polar est partie au contrat de vente avec l'Utilisateur, encaisse les paiements en son nom et s'occupe de la collecte et du reversement de la TVA applicable. Les conditions générales de Polar s'appliquent au volet paiement (https://polar.sh/legal).

Sauf mention contraire, l'abonnement est reconduit automatiquement à chaque échéance jusqu'à résiliation par l'Utilisateur. Aucun remboursement n'est dû pour les périodes en cours, à l'exception des cas prévus par la loi (notamment le droit de rétractation pour les consommateurs particuliers).

Le nombre d’agents et de numéros, les minutes incluses, les limites techniques et les éventuels frais supplémentaires dépendent de l’offre souscrite et des conditions affichées avant paiement. L’Utilisateur est invité à suivre sa consommation dans le tableau de bord. Aucune capacité illimitée n’est garantie au-delà des limites de l’offre.

Un essai vocal limité dans le navigateur peut être proposé sans abonnement payant. Il ne comprend pas l’attribution d’un numéro téléphonique ; ses limites sont indiquées dans le parcours d’essai.

L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son tableau de bord. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours ; l'accès au Service est maintenu jusqu'à cette échéance.

À la fin de l’accès téléphonique, l’agent ne prend plus en charge les appels. L’Utilisateur doit adapter ses renvois d’appel et organiser la continuité de son accueil. La conservation ou le transfert d’un numéro fourni par le Service ne sont pas garantis sans accord spécifique et sous réserve des possibilités de l’opérateur.

L'Utilisateur s'interdit de :

• utiliser le Service à des fins illégales, frauduleuses ou contraires à l'ordre public ;
• utiliser le Service pour du harcèlement, des appels frauduleux ou une prospection contraire aux règles applicables ;
• utiliser un numéro ou une voix sans les droits ou autorisations nécessaires ;
• enregistrer ou traiter les échanges à l’insu des appelants ou sans base légale appropriée ;
• tenter de contourner, désactiver ou compromettre les mesures de sécurité du Service ;
• extraire, copier ou réutiliser massivement les contenus du Service à des fins concurrentielles ou commerciales (« scraping ») ;
• revendre l'accès au Service ou le mettre à disposition de tiers contre rémunération sans autorisation écrite préalable de PILOTIA OOD ;
• utiliser le Service pour générer des deepfakes, usurper l'identité d'un tiers ou diffuser de la désinformation.

PILOTIA OOD s'efforce d'assurer une disponibilité élevée du Service mais ne fournit pas d'engagement de niveau de service (SLA) contractuel sauf accord spécifique conclu avec un Utilisateur entreprise.

Des opérations de maintenance, planifiées ou correctives, peuvent rendre le Service temporairement indisponible. PILOTIA OOD s'efforce d'en limiter la durée et l'impact.

Le Service dépend de prestataires de téléphonie, d’hébergement et d’intelligence artificielle ainsi que des intégrations activées par l’Utilisateur. Une panne de réseau ou d’un agenda connecté peut interrompre les appels, les transferts ou les prises de rendez-vous. PILOTIA OOD prend les mesures raisonnables relevant de son contrôle pour rétablir le Service, sans préjudice de ses obligations légales.

Le Service utilise des modèles d'intelligence artificielle pour générer des réponses textuelles et vocales. Ces modèles, malgré nos efforts d'amélioration, peuvent produire des contenus inexacts, incomplets ou inappropriés (« hallucinations »).

L'Utilisateur reconnaît expressément que les réponses générées sont fournies à titre indicatif et ne peuvent en aucun cas se substituer à un conseil professionnel humain (notamment médical, juridique, financier ou technique).

L’Utilisateur est responsable des informations et autorisations fournies à son agent, de sa base de connaissances, de ses horaires, des destinataires de transfert et des accès à l’agenda connecté. Il doit limiter les actions autorisées aux besoins de son activité et vérifier leur adéquation avant la mise en service.

L’agent peut mal comprendre un nom, une date ou une demande. L’Utilisateur doit tester ses instructions, contrôler les informations importantes et les rendez-vous effectivement enregistrés, et prévoir un moyen de contact humain. Le Service ne constitue pas un service d’urgence et ne garantit ni la détection d’une urgence ni l’intervention de secours.

Le traitement des données personnelles, notamment des enregistrements audio, transcriptions, résumés et métadonnées d’appel, est décrit dans notre Politique de confidentialité, accessible à l’adresse www.replybot.org/fr/privacy.

L'Utilisateur (Tenant) reste le responsable du traitement (au sens du RGPD) des données de ses Contacts finaux. PILOTIA OOD agit en qualité de sous-traitant pour ces données et ne les utilise que dans le cadre strict de la fourniture du Service.

Le Contenu Utilisateur reste la propriété de l'Utilisateur. PILOTIA OOD ne dispose que d'une licence d'usage strictement nécessaire à la fourniture du Service.

Avant la mise en service, l’Utilisateur doit configurer une annonce claire au début de l’échange indiquant que l’appelant interagit avec une IA et l’informant de l’enregistrement et de la transcription réalisés. Il fournit une notice précisant les finalités, la base légale, la durée de conservation et les modalités d’exercice des droits ; il recueille le consentement lorsque la réglementation l’exige.

L’Utilisateur limite les données collectées à ce qui est nécessaire, réserve l’accès aux historiques et enregistrements aux personnes habilitées et vérifie que leur durée de conservation convient aux finalités annoncées. Les demandes d’accès, de suppression ou de durée plus courte sont traitées selon la Politique de confidentialité et les obligations légales applicables.

Le Service, son code source, ses interfaces graphiques, ses bases de connaissance, ses modèles d'IA propriétaires et l'ensemble des éléments techniques et créatifs qui le composent sont la propriété exclusive de PILOTIA OOD ou de ses partenaires.

Aucune disposition des présentes ne peut être interprétée comme une cession de droits de propriété intellectuelle au profit de l'Utilisateur. L'Utilisateur dispose d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible sur le Service pendant toute la durée de son abonnement.

Le Service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité ». Dans la limite de ce qui est autorisé par la loi applicable, PILOTIA OOD décline toute garantie expresse ou implicite, notamment de qualité marchande, d'adaptation à un usage particulier ou d'absence d'erreurs.

À l'exception des cas de faute lourde, dol ou dommage corporel, et dans la limite de ce que la loi autorise, la responsabilité totale cumulée de PILOTIA OOD envers l'Utilisateur, toutes causes confondues, est plafonnée au montant total des sommes effectivement versées par l'Utilisateur au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

PILOTIA OOD ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, immatériels ou imprévisibles, notamment les pertes de chiffre d'affaires, de clientèle, de données, d'image ou de chance.

L'Utilisateur s'engage à garantir et à indemniser PILOTIA OOD contre toute réclamation, action ou condamnation émanant d'un tiers (notamment un Contact final, un concurrent ou une autorité publique) résultant d'une violation par l'Utilisateur des présentes CGU/CGV, des lois applicables ou des conditions des plateformes tierces utilisées.

PILOTIA OOD se réserve le droit de suspendre ou de résilier de plein droit l'accès d'un Utilisateur au Service, sans préavis et sans indemnité, en cas :

• de violation des présentes CGU/CGV ou des lois applicables ;
• de défaut de paiement non régularisé dans un délai de sept (7) jours suivant relance ;
• d'utilisation abusive ou frauduleuse du Service (notamment génération massive d'appels indésirables, contournement des limites techniques) ;
• de signalement par un tiers crédible (autorité publique, plateforme partenaire) d'un usage non conforme.

PILOTIA OOD peut modifier les présentes CGU/CGV à tout moment afin de refléter l'évolution du Service ou du cadre légal. Les modifications substantielles sont notifiées à l'Utilisateur au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur, par email ou via le tableau de bord.

La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation. À défaut, l'Utilisateur peut résilier son abonnement avant cette date.

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure tel que défini par l'article 1218 du Code civil, notamment : événement climatique majeur, conflit armé, défaillance généralisée d'un fournisseur d'accès Internet ou d'un prestataire critique, attaque informatique massive, décision d'une autorité publique rendant l'exécution impossible.

Les présentes CGU/CGV sont régies par le droit français.

À défaut de résolution amiable, les litiges relèvent des juridictions compétentes selon les règles applicables, notamment le règlement (UE) n° 1215/2012. Les droits impératifs des consommateurs, y compris en matière de juridiction et de protection dans leur pays de résidence habituelle, restent applicables.

Pour toute question relative aux présentes CGU/CGV, l'Utilisateur peut contacter PILOTIA OOD via le formulaire de contact disponible sur www.replybot.org.