Política de privacidade

PILOTIA OOD é uma sociedade de responsabilidade limitada de direito búlgaro (OOD), inscrita no registro comercial búlgaro sob o número EIK 207520710. Capital social integralizado: 200 000 EUR.

Sede social: Rua Ekzarh Yosif, 93, distrito de Oborishte, 1000 Sófia, Bulgária. O serviço Replybot é fornecido e operado por PILOTIA OOD.

Contato para questões legais e dados pessoais: contact@replybot.org; formulário: www.replybot.org/pt-br/contact. Você também pode escrever para a sede social.

A PILOTIA OOD é controladora dos dados necessários para operar o site, as contas, as assinaturas, a segurança e a relação com seus clientes empresariais.

Para os dados das pessoas que interagem com um agente de voz implantado por um cliente empresarial, por telefone ou no navegador, esse cliente determina as finalidades e atua como controlador. PILOTIA OOD trata os dados em seu nome, como operadora, para fornecer o serviço.

Para qualquer questão sobre o tratamento dos seus dados, entre em contato pelo formulário dedicado na plataforma.

No contexto da utilização do nosso serviço, coletamos as seguintes categorias de dados:

• Dados de identificação: nome, sobrenome, endereço de email, identificador da conta.
• Dados de conexão: endereço IP, data e hora da conexão, tipo de navegador.
• Dados de uso: números telefônicos associados aos agentes, estatísticas e consumo de chamadas, instruções, base de conhecimento, horários e configurações dos agentes de voz.
• Dados de pagamento: tratados exclusivamente pelo nosso provedor de pagamento Polar (nenhum dado bancário é armazenado).
• Dados de chamadas aos agentes de voz: número e, quando disponível, nome do chamador, data e hora, duração, status, gravação sonora, transcrição, resumo, ações executadas pelo agente e eventual número de transferência.
• Dados da integração Google Calendar, quando ativada: email Google, identificador da agenda selecionada, permissões e configuração, token de atualização OAuth criptografado em repouso com AES-256-GCM e informações de compromissos necessárias às ações solicitadas.
• Dados técnicos do Pipecat: fornecedores, modelos e vozes utilizados, agentes participantes e transferências, consumo STT/LLM/TTS (duração do áudio, caracteres ou tokens conforme o fornecedor) e estimativas de custo da chamada.

Seus dados são tratados para as seguintes finalidades:

• Fornecer e manter o serviço: criação de conta, configuração dos agentes de voz, processamento de chamadas e geração de respostas de voz por IA.
• Atender chamadas, manter uma conversa em tempo real, executar as ações configuradas pelo cliente empresarial e disponibilizar o histórico e o acompanhamento no painel.
• Garantir a cobrança e o acompanhamento das assinaturas.
• Melhorar o serviço e detectar problemas técnicos.
• Diagnosticar e acompanhar incidentes que afetem chamadas, agentes de voz ou integrações conectadas.
• Cumprir nossas obrigações legais e regulatórias.

Para as contas de clientes, o tratamento se baseia principalmente na execução do contrato com a PILOTIA OOD, em obrigações legais e no interesse legítimo de proteger e melhorar o serviço. Cookies não essenciais, se utilizados, baseiam-se no consentimento.

Para as conversas e chamadas dos contatos finais, o cliente empresarial escolhe e documenta a base legal adequada à sua finalidade, nos termos da LGPD e, quando aplicável, do GDPR. A PILOTIA OOD não grava chamadas para fins próprios de marketing.

Quando alguém liga para um número com agente de voz ativado, a voz do chamador e a voz do agente são tratadas em tempo real para permitir a conversa. As chamadas são gravadas por padrão. Ao final, um arquivo de áudio MP3, uma transcrição textual e um resumo são armazenados no espaço do cliente empresarial, junto com os metadados e as ações relacionadas à chamada.

Esse conteúdo pode revelar informações pessoais e até dados sensíveis caso o chamador os forneça. O chamador não deve comunicar dados de cartão, senhas ou outros segredos desnecessários ao atendimento.

O cliente empresarial deve informar, no início da chamada, que o interlocutor está falando com uma inteligência artificial e que a chamada é gravada e transcrita. Deve indicar a finalidade, a base legal, o prazo de retenção, os destinatários, os direitos aplicáveis e como consultar o aviso completo. Quando exigido por lei, deve também obter consentimento ou oferecer uma alternativa sem gravação.

Os testes de voz no navegador exigem permissão para acessar o microfone. O áudio é transmitido ao serviço de voz durante a sessão; o teste também pode gerar gravação, transcrição, resumo e histórico de ações associados ao agente testado. Um identificador de sessão pode substituir o número telefônico. As regras de privacidade e retenção das chamadas também se aplicam aos testes.

Conforme o motor selecionado, a conversa é processada por um serviço de voz em tempo real ou por serviços separados conectados pelo Pipecat. O Pipecat é uma biblioteca executada em nosso backend: seu uso, por si só, não envia conversas a um serviço hospedado pelo editor da biblioteca.

O serviço STT recebe o áudio do interlocutor e produz texto. O LLM recebe a transcrição, as instruções do agente, o contexto e informações necessárias das ferramentas ou da base de conhecimento. Ele gera respostas e pode solicitar ações autorizadas. O TTS recebe o texto a falar e os parâmetros da voz, produzindo o áudio enviado ao interlocutor.

Os fornecedores efetivamente utilizados dependem da configuração do agente e das funções ativadas. Os dados não são enviados automaticamente a todos os fornecedores abaixo. Resumos e outros tratamentos após a chamada também podem usar um modelo separado.

Uma chamada pode passar por vários agentes Pipecat associados do mesmo cliente empresarial. Cada agente pode ter suas próprias instruções, ferramentas, modelos e voz. O agente destinatário recebe um histórico limitado das trocas recentes e dos resultados das ferramentas, além de um resumo da transferência. Esses elementos podem conter dados pessoais e ser enviados ao fornecedor LLM desse agente.

O retorno ao agente principal mantém a identidade da chamada, a gravação e as informações úteis. A troca de agente não cria outra chamada nem reinicia os prazos de retenção. Transferências e ações podem constar no histórico. Um breve som pode sinalizar a troca, mas não substitui as informações completas sobre o tratamento de dados.

Os destinatários abaixo participam conforme os serviços ativados. Os fornecedores de IA recebem os dados necessários à sua função STT, LLM ou TTS; os demais prestam serviços de hospedagem, telefonia, integrações ou administração.

• Supabase: hospedagem do banco de dados, autenticação e armazenamento privado das gravações de chamadas.
• Vercel (Estados Unidos): hospedagem da aplicação web.
• Twilio (Estados Unidos): fornecimento de números, roteamento e transporte das chamadas telefônicas e, conforme a configuração, envio de SMS.
• Polar (Estados Unidos): processamento de pagamentos e faturamento (Merchant of Record).
• Google LLC (Estados Unidos): API do Google Calendar, quando você conecta uma agenda a um agente de voz para agendamento. A utilização está em conformidade com a Google API Services User Data Policy e com seus requisitos de Limited Use.
• OVHcloud: hospedagem do backend de voz em um VPS na França, processamento dos fluxos e armazenamento temporário de arquivos e registros de chamadas.
• OpenAI: conforme a configuração, STT, LLM, TTS, conversas de voz em tempo real, auxílio na redação de instruções e tratamento após chamadas.
• Google: conforme a configuração, STT, LLM (incluindo Gemini via Vertex AI), TTS ou conversas de voz em tempo real. Google Calendar é uma integração separada e opcional.
• Deepgram: transcrição de voz (STT). A integração Pipecat usa o endpoint europeu e solicita exclusão do programa de melhoria dos modelos.
• Anthropic: processamento conversacional de texto (LLM), quando selecionado.
• ElevenLabs e Mistral AI: síntese de voz (TTS), conforme a voz e o modelo selecionados.
• DeepSeek, Z.ai (modelos GLM) e Alibaba Cloud Model Studio / DashScope (modelos Qwen): processamento LLM quando a integração está configurada e selecionada.
• xAI: conversas de voz em tempo real quando selecionado para um agente compatível.
• Também é possível configurar um endpoint LLM personalizado. Seu operador depende da implantação; sua identidade e as condições aplicáveis devem ser informadas ao cliente antes do uso.

Os dados da conta necessários ao serviço são mantidos durante seu uso e excluídos em até 30 dias após o encerramento, exceto os exigidos por lei ou para defesa de direitos, mantidos separadamente com acesso restrito.

Por padrão, a partir da data de cada chamada, as gravações de áudio são mantidas por 30 dias, as transcrições por 90 dias e os resumos e metadados associados por 12 meses. Históricos de ações e registros que contenham conversas seguem o prazo das transcrições. Chamadas de teste no navegador, incluindo gravações, transcrições, resumos e metadados, são mantidas por 7 dias.

Uma rotina automática diária exclui os conteúdos vencidos, incluindo cópias locais de gravações e transcrições. Pedidos de exclusão antecipada podem ser enviados ao cliente empresarial controlador, a quem prestamos assistência. Ao término do serviço, os dados são devolvidos ou excluídos conforme suas instruções; um eventual período técnico de devolução não excede 30 dias e não prorroga os prazos existentes.

O cliente empresarial verifica se esses prazos são necessários às finalidades informadas. Qualquer retenção excepcional exige justificativa documentada e data de término definida; a assinatura ativa, por si só, não a justifica. Backups e cópias mantidas por prestadores seguem procedimentos próprios de exclusão e expiração.

Os dados de faturamento são mantidos por 10 anos conforme as obrigações contábeis francesas.

Os prazos acima dizem respeito aos dados mantidos por PILOTIA OOD. Os fornecedores STT, LLM e TTS podem aplicar regras próprias para solicitações, registros técnicos, prevenção de abusos ou melhoria de modelos, conforme seus termos e as opções da conta utilizada. Usar Pipecat não implica retenção zero em todos os fornecedores nem exclusão geral do treinamento. As condições aplicáveis podem ser solicitadas pelo formulário de contato.

Hospedar o backend de voz na França não significa que todo o processamento ocorra na França ou no Espaço Econômico Europeu (EEE). Conforme os fornecedores, endpoints, modelos e serviços de suporte, os dados podem ser tratados fora do EEE. A sede de um fornecedor, por si só, não determina o local do processamento.

Transferências para fora do EEE devem se basear em um mecanismo aplicável do GDPR, como decisão de adequação ou cláusulas contratuais padrão, com avaliação de riscos e medidas adicionais quando necessário. Ativar um modelo ou escolher uma região técnica não substitui essa avaliação. Entre em contato para conhecer os destinatários, locais e garantias aplicáveis à sua configuração.

De acordo com a LGPD e o GDPR, você possui os seguintes direitos sobre seus dados pessoais:

Para dados de uma chamada ao agente de uma empresa cliente, entre em contato primeiro com essa empresa, que é a controladora. PILOTIA OOD a auxilia no atendimento das solicitações. Para dados da sua conta ou ajuda para identificar o contato adequado, utilize nosso formulário de contato.

• Direito de acesso aos seus dados pessoais.
• Direito de retificação dos dados incorretos.
• Direito ao apagamento (direito ao esquecimento).
• Direito à limitação do tratamento.
• Direito à portabilidade dos seus dados.
• Direito de oposição ao tratamento.
• Direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento.
• Direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controle, em particular no Estado-Membro de sua residência habitual, local de trabalho ou da alegada infração: CPDP / КЗЛД na Bulgária (https://cpdp.bg/en/) ou CNIL na França (https://www.cnil.fr). No Brasil, você também pode recorrer à ANPD, quando aplicável.

O site usa cookies estritamente necessários ao funcionamento da plataforma (autenticação, sessão). Nenhum cookie publicitário ou de rastreamento de terceiros é depositado sem o seu consentimento explícito.

PILOTIA OOD implementa medidas técnicas e organizacionais apropriadas para proteger seus dados contra acesso não autorizado, alteração, divulgação ou destruição: criptografia em trânsito (TLS), criptografia em repouso para segredos sensíveis como tokens de acesso a APIs de terceiros (AES-256-GCM), controle de acesso restrito, registro de ações sensíveis e backups regulares.

As gravações ficam em armazenamento privado. A reprodução no painel exige autenticação de um usuário do cliente correspondente e utiliza um link assinado temporário.

Ao ativar o agendamento para um agente de voz, você pode conectar sua agenda Google. A integração utiliza OAuth 2.0 e é estritamente opcional: nenhum dado Google é coletado enquanto você não realizar essa conexão.

As permissões ("scopes") solicitadas no momento do consentimento são:

• https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — criar, ler e modificar eventos para marcar ou remarcar agendamentos.
• https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly — listar suas agendas para que você possa escolher qual utilizar.
• https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — exibir o email da conta conectada no seu painel.

Armazenamos o email da conta Google conectada, o token de atualização criptografado, as permissões, o identificador da agenda selecionada e as configurações da integração. A agenda é consultada para verificar disponibilidade e criar, localizar, remarcar ou cancelar compromissos autorizados. Informações de compromissos trocadas durante a chamada e resultados das ações podem aparecer na transcrição, no resumo ou nos registros do agente, sujeitos às regras de retenção e acesso das chamadas.

Nossa utilização de dados Google está em conformidade com a Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), incluindo seus requisitos de Uso Limitado (Limited Use). Em prática:

• Utilizamos os dados Google exclusivamente para fornecer e melhorar funcionalidades visíveis ao usuário (verificação de disponibilidades, criação, modificação e cancelamento de agendamentos pelo agente de voz).
• Não transferimos nenhum dado Google a terceiros, exceto na medida estritamente necessária para fornecer o serviço ou se exigido por lei.
• Não utilizamos nenhum dado Google para fins publicitários.
• Não utilizamos nenhum dado Google para treinar, ajustar ou aprimorar qualquer modelo de inteligência artificial, próprio ou de terceiros.
• Nenhum ser humano lê seus dados Google, exceto: (a) com seu consentimento explícito, (b) por razões de segurança (investigação de incidente, prevenção de abuso), (c) quando exigido por lei, ou (d) de forma agregada e anonimizada para fins operacionais.

Você pode retirar o acesso concedido ao nosso aplicativo a qualquer momento, por dois caminhos equivalentes:

• no painel www.replybot.org, clicando em "Desconectar" na aba "Ferramentas e integrações" do agente de voz correspondente. O token é revogado no Google e removido do nosso banco de dados.
• na sua conta Google, em https://myaccount.google.com/permissions, removendo a autorização concedida ao nosso aplicativo.

Quando uma pessoa interage com um agente de voz implantado via www.replybot.org, tratamos as informações necessárias à chamada e ao acompanhamento: número telefônico quando disponível, áudio, transcrição, resumo e ações realizadas em nome do cliente empresarial.

O cliente empresarial (tenant) que utiliza www.replybot.org é o responsável pelo tratamento dos dados dos seus próprios contatos. Nesse contexto, ele deve:

• determinar e documentar uma base legal adequada às finalidades e obter consentimento quando exigido pelas regras aplicáveis, inclusive para eventual uso posterior em prospecção;
• oferecer, a qualquer momento, um meio simples e gratuito de retirar o consentimento e solicitar a exclusão dos dados.
• configurar um aviso claro no início de cada chamada informando o uso de IA, a gravação e a transcrição, além de disponibilizar seu próprio aviso de privacidade aos chamadores;
• limitar a coleta ao necessário, definir um prazo de retenção e restringir o acesso às gravações, transcrições e resumos às pessoas autorizadas;
• evitar solicitar dados sensíveis; quando o tratamento for necessário, identificar uma base legal adequada e adotar salvaguardas reforçadas.

Esta política pode ser alterada a qualquer momento para refletir a evolução dos nossos serviços ou do quadro legal. Qualquer alteração substancial será notificada por email ou pela plataforma.

Para exercer seus direitos ou para qualquer questão sobre esta política, entre em contato pelo formulário dedicado em www.replybot.org.