Caso de uso · Administração de condomínios
O ReplyBot responde aos condôminos na hora pelo WhatsApp e atende as ligações na sua linha telefônica. As emergências são triadas, as dúvidas recorrentes são resolvidas sozinhas e seus síndicos focam no que realmente importa: litígios, obras, inadimplência e assembleias.
Olá, quando será a próxima assembleia?
19:42A assembleia geral está marcada para 12 de maio, às 18h30, no salão do Bellevue. As convocações foram enviadas na última sexta-feira.
19:42O elevador parou, o que eu faço?
22:08Emergência registrada. Contatei a Otis (01 42 50 12 34) e avisei seu síndico. Atendimento no local em até 2 horas.
22:08A IA é treinada nos seus documentos — regimento, atas de assembleia, contratos de manutenção, cronograma de obras, horários de coleta, contatos dos fornecedores — e responde aos condôminos seja quando escrevem ou ligam.
Vazamento, pane no elevador, segurança: por mensagem ou falando direto com o agente de voz, o condômino descreve a emergência, o bot pede os elementos certos (número da unidade, foto, gravidade) e transfere para o síndico de plantão.
Atas, regimento interno, orçamentos, boletos, apólices de seguro — compartilhados direto na conversa do WhatsApp ou enviados por SMS/email após a ligação.
das demandas resolvidas automaticamente
Dúvidas recorrentes — datas de assembleia, taxas, horários de coleta, contatos de emergência, documentos — são resolvidas sozinhas, seja por mensagem ou por telefone. Seus síndicos focam no que importa: litígios, grandes obras, inadimplência, decisões vinculantes.
01
Chega de esperar dias. Resposta em menos de um minuto no WhatsApp Business, atendimento imediato na linha telefônica, mesmo às 22h ou no domingo. Menos cobranças agressivas, menos reclamações do tipo 'minha administradora nunca responde'.
02
Retome a conversa do WhatsApp com um clique e a IA se retira na mesma hora. Durante uma chamada, o agente transfere para um síndico da sua escolha conforme os horários de disponibilidade. Assuntos sensíveis (jurídico, notificação, decisão vinculante) são encaminhados automaticamente.
03
Administradora pequena: um número WhatsApp e um número de voz por prédio. Administradora multi-condomínio: plano Fleet para orquestrar vários números — texto e voz — em um único painel.
04
Na linha telefônica, o agente de voz detecta vendedores frios, chamadas maliciosas ou repetitivas e pode incluir um número na blacklist na hora. As próximas chamadas são rejeitadas sem nem atender — seus síndicos não são mais incomodados à toa.
05
Vistorias, reuniões do conselho, leitura de medidores, intervenções técnicas: o bot sugere horários e agenda direto na agenda (via webhooks), seja a demanda chegando por WhatsApp ou por telefone.
Implantação acompanhada
Dedicamos tempo para entender sua administradora, seus condomínios e seus processos. Juntos decidimos o que o bot deve fazer — e, principalmente, o que ele nunca deve fazer. Nada de produto de prateleira: uma implantação co-construída.
Integrações possíveis
Ainda não tem ferramentas internas? O bot funciona muito bem de forma autônoma. Conectamos suas ferramentas depois, quando fizer sentido.
01
30 min por videochamada para mapear seus casos de uso: dúvidas recorrentes, emergências típicas, assuntos proibidos, tom esperado pelos condôminos.
02
Configuramos prompt, modelo, tom, recursos do WhatsApp (envio de imagem, notas de voz, transferência humana) e do agente de voz (voz, horários de transferência, blacklist). Seus documentos — regimentos, atas, contratos, cronograma de obras — são carregados uma vez e usados nos dois canais.
03
Lista explícita dos temas que o bot trata (datas de assembleia, horários, contatos dos fornecedores) e dos que sempre escalam (litígio, notificação, decisão financeira vinculante).
04
Integrações via webhooks com seu software de gestão, agenda, ticketing ou CRM. Repassamos as specs ao seu TI para que emergências abram ticket direto no seu sistema.
05
Fase piloto em um único número, revisão das conversas com você por 1 a 2 semanas, ajustes e depois expansão para o restante da carteira.
06
Reunião mensal para refinar respostas, adicionar novos temas e ajustar os limites com base no que observamos nas conversas reais.
Resumos automáticos
Todas as perguntas feitas são registradas, categorizadas e resumidas automaticamente. Você recebe um relatório semanal ou mensal por e-mail: temas recorrentes, emergências tratadas, sinais fracos que não podem passar batido.
Semanal ou mensal, você escolhe
Toda segunda-feira de manhã, um balanço da semana anterior: top 5 de temas, perguntas inéditas, picos de atividade, emergências acionadas.
No início de cada mês, um relatório completo por condomínio: volume, taxa de automação, tempo médio de resposta, categorias de pedidos e comparação com o mês anterior.
Vários condôminos relatando o mesmo vazamento, a mesma pane ou o mesmo assunto emergente? O resumo destaca esses padrões para você agir antes que vire litígio.
Cada resumo pode ser exportado em PDF ou enviado ao conselho. Perfeito para apresentações em assembleia ou para mostrar o trabalho da equipe.
Exemplo de métricas apresentadas
Os dados são agregados por condomínio e por categoria. Nenhum dado pessoal identificável aparece nos relatórios sem seu consentimento explícito.
Top 5 dos assuntos
6 emergências qualificadas
Relatório gerado automaticamente · Dados agregados e anonimizados
Quem já adotou o ReplyBot
Escritórios independentes, síndicos profissionais e grupos multi-condomínio usam o ReplyBot no dia a dia para responder melhor e mais rápido aos condôminos.
“Em três semanas, 70% das mensagens recebidas são resolvidas sem a gente. Meu time parou de receber 'a que horas passa o caminhão do lixo?' às 21h — finalmente foca nas assembleias e nas obras.”
“Colocamos um número WhatsApp por edifício. Os condôminos escrevem como se fosse para um amigo, recebem resposta em 30 segundos, e assumimos na hora que algo delicado aparece. Zero reclamação desde o lançamento.”
“O plano Fleet nos permite orquestrar 23 números em um só painel. A IA filtra emergências reais — vazamentos, elevadores, segurança — e aciona o fornecedor certo antes mesmo de lermos a mensagem. Um verdadeiro reforço 24/7.”
“Gerencio minha administradora sozinha. Antes do ReplyBot, eu respondia às mensagens às 22h, depois do jantar. Hoje o bot cuida de 80% dos pedidos e só abro o WhatsApp para validar urgências. Minhas noites voltaram.”
Perguntas frequentes
Sim. O ReplyBot usa um número WhatsApp padrão (pessoal ou Business), como se uma pessoa respondesse diretamente. Sem burlar os termos de uso, sem API paga obrigatória. O número continua sendo seu e você pode assumir o atendimento a qualquer momento.
Não, nada a instalar. Eles escrevem para o número do WhatsApp ou ligam para o número de voz — como já fazem com amigos e familiares. Para eles, a experiência é transparente: mandam a pergunta, recebem a resposta.
Sim. Você define a lista de números acionáveis (síndicos, plantão técnico, segurança…) com seus horários de disponibilidade. O agente escolhe o contato certo conforme o tipo de emergência e o horário, e transfere a chamada diretamente. Fora desses horários, ele recolhe um recado e notifica o síndico responsável.
Durante uma chamada, o agente de voz pode incluir um número na blacklist na hora se detectar telemarketing ou comportamento abusivo. As próximas chamadas desse número são rejeitadas sem nem atender — seus síndicos param de ser interrompidos à toa e você economiza minutos faturados. A blacklist também pode ser gerenciada manualmente pelo painel.
Entre 1 e 2 semanas, dependendo do porte da administradora. Workshop de diagnóstico (30 min), configuração do assistente nos dois canais (2 a 3 dias úteis), carregamento dos documentos (regimento, atas, contratos), fase piloto e depois expansão. Acompanhamos cada etapa.
Você decide. Algumas administradoras incluem na taxa de administração como ferramenta interna. Outras repassam ao condomínio como serviço de comunicação compartilhado, aprovado em assembleia. Podemos fornecer o material para apresentar o caso ao conselho.
Sim. As conversas contêm dados pessoais — tratamos como operador nos termos da LGPD, com contrato (DPA) assinado. Prazos de retenção configuráveis, condôminos avisados de que o número é operado por uma ferramenta automatizada e hospedagem de dados na União Europeia.
Sim, com um clique. No WhatsApp, qualquer síndico pode pausar o bot em uma conversa específica, assumir o atendimento e reativar a IA quando a situação estiver resolvida. Durante uma chamada, o agente transfere para o humano certo assim que detecta um assunto sensível. Temas sensíveis (jurídico, notificação, decisão vinculante) são escalados automaticamente de qualquer forma.
Conecte seu primeiro número WhatsApp e ative seu agente de voz em menos de 5 minutos, ou conte sobre a sua operação para configurarmos uma solução sob medida para seus prédios.