Assistant téléphonique IA
Configurer les consignes de votre assistant téléphonique IA
Configurez les réponses de votre assistant téléphonique IA avec vos horaires, vos prestations et vos règles de transfert.
Un cadre clair pour chaque appel
L’assistant s’appuie sur les informations que vous lui fournissez. Précisez les questions qu’il peut traiter et les situations qui nécessitent votre intervention. En cas d’information manquante, demandez-lui de prendre un message plutôt que d’inventer une réponse.
Les informations à préparer
Rassemblez vos horaires, votre adresse, vos prestations, leurs tarifs et les coordonnées des personnes qui peuvent prendre le relais. Séparez les informations que l’assistant peut communiquer des décisions qui demandent votre validation.
Un exemple de consignes à adapter
Cet exemple est un point de départ pour votre configuration. Complétez-le avec vos informations et testez les réponses avant de recevoir des appels.
- Présente-toi comme l’assistant de notre établissement et demande le motif de l’appel.
- Communique uniquement les prestations, horaires et tarifs renseignés. Si une information manque, indique que l’équipe doit la confirmer.
- Pour une demande de rappel, recueille le nom, le motif et le numéro de téléphone, puis reformule la demande.
- Pour réserver, consulte l’agenda activé et demande l’accord de l’appelant sur le créneau. Confirme uniquement après réussite de la réservation.
- Si la demande nécessite notre intervention, utilise le transfert configuré. Si personne ne peut répondre, prends un message sans promettre un délai de rappel non défini.
Vérifier vos consignes avec quatre appels de test
Testez la conversation dans votre navigateur, puis le parcours téléphonique de votre agent.
- Une question courante : l’assistant retrouve-t-il vos horaires et vos tarifs ?
- Une information absente : prend-il un message sans inventer de réponse ?
- Une demande hors horaires : respecte-t-il les règles de réservation et de transfert ?
- Un transfert : le bon numéro est-il appelé et la prise de message est-elle prévue si personne ne répond ?
Ajuster à partir des conversations
Relisez les transcriptions et les résumés dans votre tableau de bord. Si une question revient, ajoutez une réponse précise. Si deux consignes se contredisent, clarifiez la règle puis refaites le test concerné. Une consigne ne remplace pas l’activation de l’agenda ou la configuration des numéros de transfert.
Vos questions avant de commencer
Faut-il savoir programmer ?
Vous rédigez vos informations et vos consignes en langage courant. Les connexions à l’agenda et les numéros de transfert se configurent séparément dans votre espace.
Que faire si l’assistant ne connaît pas la réponse ?
Prévoyez explicitement une prise de message ou un transfert. Testez une question volontairement absente de vos informations pour vérifier le comportement.
Offres dès 49 € TTC par mois, sans engagement. Le nombre d’assistants et le volume d’appels inclus dépendent de l’offre choisie.