Assistant téléphonique IA
Prise de rendez-vous par téléphone avec un assistant IA
Connectez Google Calendar à ReplyBot : votre assistant IA consulte les disponibilités et réserve par téléphone selon vos horaires et délais.
Un cadre clair pour chaque appel
Reliez votre calendrier, choisissez les plages d’ouverture et définissez les règles de réservation. L’assistant peut consulter les disponibilités et créer un rendez-vous lorsque la fonction est activée. La réservation doit être confirmée par l’outil avant d’être annoncée à l’appelant.
Connecter votre agenda Google Calendar
Connectez votre compte Google dans votre espace ReplyBot, sélectionnez un calendrier accessible en écriture et activez la réservation pour votre agent. L’assistant consulte les disponibilités de cet agenda pendant l’appel. Pour un autre logiciel métier, contactez-nous afin de vérifier la compatibilité avant de souscrire.
Définir les créneaux que votre assistant peut proposer
Réglez votre calendrier avant les premiers appels. Les disponibilités tiennent compte des événements occupés et des règles de réservation configurées.
- Plages de réservation par jour et fuseau horaire de votre établissement.
- Marge en minutes autour des événements occupés pour garder du temps entre deux rendez-vous.
- Délai minimum avant un rendez-vous et nombre maximum de jours à l’avance.
- Durée du rendez-vous : précisez les durées de vos prestations dans les consignes et vérifiez-les lors d’un appel de test.
Exemple : réserver un soin pendant un appel
Scénario illustratif, à adapter aux prestations et aux règles de votre établissement.
- La cliente demande un soin du visage. L’assistant précise le soin souhaité et recueille les coordonnées utiles.
- Il consulte les disponibilités pour la durée prévue et propose un créneau disponible.
- La cliente accepte. L’assistant demande l’enregistrement du rendez-vous dans l’agenda.
- Il annonce la réservation seulement après confirmation de l’outil. Si elle échoue, il ne présente pas le rendez-vous comme confirmé.
Prévoir les demandes qui nécessitent votre intervention
Ajoutez une consigne de prise de message si aucun créneau ne convient ou si l’agenda est inaccessible. L’assistant doit recueillir les coordonnées de rappel sans promettre de réservation. Une demande concernant plusieurs praticiennes ou un logiciel métier particulier doit être testée avec votre configuration avant la mise en service.
Vos questions avant de commencer
Peut-il déplacer ou annuler un rendez-vous ?
Les fonctions de déplacement et d’annulation sont disponibles avec l’agenda connecté. Elles nécessitent de retrouver le rendez-vous et de vérifier la correspondance du numéro de téléphone. Testez ces parcours avec un rendez-vous d’essai avant de les proposer à vos clients.
Les appels du soir peuvent-ils créer un rendez-vous ?
Votre assistant peut répondre en dehors des heures d’ouverture. Les rendez-vous proposés restent soumis aux plages de réservation et aux délais configurés dans l’agenda.
Comment vérifier la configuration ?
Créez un événement occupé, puis testez une demande sur ce créneau, une demande hors horaires et une réservation autorisée. Vérifiez le résultat dans Google Calendar et dans l’historique d’appel de ReplyBot.
Offres dès 49 € TTC par mois, sans engagement. Le nombre d’assistants et le volume d’appels inclus dépendent de l’offre choisie.